оптимизация хранилища SharePoint Online

100 ТБ на сайтах SharePoint, о которых никто не помнит? Найдите их сейчас.

В типичном клиенте Microsoft 365 30-50% хранилища SharePoint лежит на сайтах без активности за год, а отдельные забытые сайты держат по несколько терабайтов - и всё это по-прежнему ежемесячно оплачивается за каждый ГБ. 1Security ранжирует каждый сайт и OneDrive по размеру, тишине и риску раскрытия, поэтому вы точно знаете, какие терабайты можно безопасно вернуть, и убирает их с окном проверки.

Запросить демоЖивое демо

Проблема

Счёт за хранилище растёт каждый месяц. Никто не знает, что можно безопасно удалить.

Хранилище SharePoint движется только в одну сторону: проекты заканчиваются, команды распадаются, миграции оставляют вторую копию всего, уволившиеся сохраняют свой OneDrive, а сайты остаются. Каждый ГБ сверх общей квоты оплачивается, поэтому когда счёт наконец начинает бить по бюджету, вопрос уборки ложится на ИТ - а удаление не того сайта относится к ошибкам, которые помнят все.

Цифры стабильно велики. Обычное дело - 30-50% всего хранилища на сайтах, которые никто не открывал за год, несколько сайтов миграций и архивов по 2-10 ТБ каждый и сотни OneDrive давно ушедших людей. В крупных клиентах это складывается в десятки или сотни терабайтов, которые можно было бы вернуть уже завтра.

Список, отсортированный по размеру, - то место, где большинство уборок начинается и застревает. Размер сам по себе не говорит, что безопасно: самый большой сайт может оказаться архивом финансов, а маленький - единственной копией того, что нужно юристам. Безопасная уборка требует последней активности, владельцев, внешних пользователей и файлов с конфиденциальными данными прямо рядом с гигабайтами - и 1Security ставит их в одну таблицу.

На практике

Уборка, которая окупает продление.

Безопасный возврат хранилища в 1Security от начала до конца - без скриптов, без догадок.

  1. 01

    Отсортируйте сайты по хранилищу, затем отфильтруйте до тишины

    Откройте «Сайты», отсортируйте по хранилищу по убыванию, затем отфильтруйте до отсутствия активности за последний год и отсутствия владельцев. Хранилище - полноценный столбец рядом с последней активностью, поэтому верх этого списка - бюджет на уборку, который никто не отслеживал: обычно несколько десятков сайтов, несущих большую долю всего клиента.

  2. 02

    Прочитайте столбцы риска, прежде чем архивировать

    Те же строки показывают всё ещё подключённых внешних пользователей, ссылки „Все, у кого есть ссылка“ и количество конфиденциальных данных. Архивный сайт на 4 ТБ без активности с 2024 года и с 12 внешними пользователями - это исправление безопасности и затрат за один проход, а сайты, которые всё ещё важны, заметно отсутствуют в списке.

  3. 03

    Поставьте уборку за окно проверки

    Включите предложенную автоматизацию - архивировать тихие сайты, убрать их внешний доступ, вернуть неиспользуемые OneDrive - и 1Security подготовит предложение по каждому сайту. По умолчанию 72 часа на проверку, у владельцев сайтов можно запросить подтверждение, а отклонённое предложение откладывается. Ничто не исчезает молча.

  4. 04

    Верните OneDrive и лицензии за тот же проход

    Откройте «Пользователи», отфильтруйте до отсутствия входа за 90 дней с назначенной лицензией: спящие учётные записи, всё ещё держащие хранилище OneDrive и оплаченные места. Возвращённое хранилище и сданные лицензии попадают в один журнал «Действия», поэтому разговор о продлении начинается с «мы освободили 40 ТБ и 150 мест», а не с оценки.

Что за этим стоит

Данные, которые находят риск, находят и потери.

Оптимизация хранилища - вопрос жизненного цикла. Она работает на той же инвентаризации сайтов, живых счётчиках и поэтапных автоматизациях, о которых можно прочитать подробно.

  • Инструмент управления SharePoint

    Каждый сайт ранжирован по риску раскрытия и заброшенности, с хранилищем в ГБ, последней активностью и владельцами как полноценными столбцами.

    Узнать об управлении SharePoint →

  • Инструмент инвентаризации Microsoft 365

    Живая инвентаризация каждого сайта, сайта канала и OneDrive - включая дубликаты и остатки миграций, о которых официальный список забыл.

    Узнать об инвентаризации →

  • Жизненный цикл и возврат лицензий

    Спящие учётные записи, их OneDrive и простаивающие оплаченные места убираются в одном проверяемом процессе.

    Узнать о жизненном цикле →

FAQ

Частые вопросы.

Сколько хранилища обычно возвращают клиенты?

Достаточно, чтобы изменить продление. Обычное дело - 30-50% хранилища на сайтах без активности за год и отдельные сайты миграций или архивов по несколько терабайтов каждый. Ваш собственный список - сайты, отсортированные по размеру, с последней активностью рядом - появляется на экране в день подключения.

Как не удалить что-то важное?

Уборка поэтапная, а не мгновенная. Автоматизации предлагают действие по каждому сайту за 72-часовым окном проверки (настраивается вплоть до только ручного одобрения), владельцев сайтов можно включить в проверку, а отклонение откладывает предложение. Каждое выполненное действие записывается вместе с тем, кто и когда его одобрил.

Нужны ли для этого особые лицензии Microsoft?

Нет. Обнаружение сайтов и столбцы хранилища, активности и риска раскрытия работают со стандартной лицензией - минимум это Microsoft 365 Business Basic. Действия записи - отдельное согласие по выбору.

Можно ли доказать, что дала уборка?

Да. Журнал «Действия» записывает каждое изменение с переходом к конкретным сайтам, а «Тренды» отслеживают число сайтов, хранилище и использование лицензий во времени - так что «до и после» - это график, а не оценка.

Посмотрите, какие терабайты можно безопасно вернуть.

Подключитесь в режиме только для чтения и в тот же день получите каждый сайт, ранжированный по размеру, тишине и риску раскрытия. Затем поставьте уборку за окно проверки - первый проход обычно окупается сам.

Запросить демоЖивое демо
Или снова утвердите счёт за хранилище, не читая.