оптимізація сховища SharePoint Online

100 ТБ на сайтах SharePoint, про які ніхто не пам'ятає? Знайдіть їх зараз.

У типовому клієнті Microsoft 365 30-50% сховища SharePoint лежить на сайтах без активності за рік, а окремі забуті сайти тримають по кілька терабайтів - і все це щомісяця оплачується за кожен ГБ. 1Security ранжує кожен сайт і OneDrive за розміром, тишею та ризиком розкриття, тож ви точно знаєте, які терабайти можна безпечно повернути, і прибирає їх з вікном перевірки.

Замовити демоЖиве демо

Проблема

Рахунок за сховище зростає щомісяця. Ніхто не знає, що можна безпечно видалити.

Сховище SharePoint рухається лише в один бік: проєкти закінчуються, команди розпадаються, міграції залишають другу копію всього, звільнені зберігають свій OneDrive, а сайти лишаються. Кожен ГБ понад спільну квоту оплачується, тож коли рахунок нарешті починає боліти, питання прибирання лягає на ІТ - а видалення не того сайту належить до помилок, які пам'ятають усі.

Цифри стабільно великі. Звична річ - 30-50% усього сховища на сайтах, які ніхто не відкривав за рік, кілька сайтів міграцій та архівів по 2-10 ТБ кожен і сотні OneDrive людей, що давно пішли. У більших клієнтах це складається в десятки або сотні терабайтів, які можна було б повернути вже завтра.

Список, відсортований за розміром, - місце, де більшість прибирань починається і застрягає. Сам розмір не каже, що безпечно: найбільший сайт може виявитися фінансовим архівом, а маленький - єдиною копією того, що потрібно юристам. Безпечне прибирання потребує останньої активності, власників, зовнішніх користувачів і файлів із конфіденційними даними просто поряд із гігабайтами - і 1Security ставить їх в одну таблицю.

На практиці

Прибирання, яке окупає продовження.

Безпечне повернення сховища в 1Security від початку до кінця - без скриптів, без здогадок.

  1. 01

    Відсортуйте сайти за сховищем, потім відфільтруйте до тиші

    Відкрийте «Сайти», відсортуйте за сховищем за спаданням, а потім відфільтруйте до відсутності активності за останній рік і відсутності власників. Сховище - повноцінний стовпець поруч з останньою активністю, тож верх цього списку - бюджет на прибирання, якого ніхто не відстежував: зазвичай кілька десятків сайтів, що несуть велику частку всього клієнта.

  2. 02

    Прочитайте стовпці ризику, перш ніж архівувати

    Ті самі рядки показують досі під'єднаних зовнішніх користувачів, посилання „Усі, хто має посилання“ і кількість конфіденційних даних. Архівний сайт на 4 ТБ без активності з 2024 року та з 12 зовнішніми користувачами - це виправлення безпеки й витрат за один прохід, а сайти, які досі важливі, помітно відсутні в списку.

  3. 03

    Поставте прибирання за вікно перевірки

    Увімкніть запропоновану автоматизацію - архівувати тихі сайти, прибрати їхній зовнішній доступ, повернути неактивні OneDrive - і 1Security підготує пропозицію для кожного сайту. За замовчуванням 72 години на перевірку, у власників сайтів можна попросити підтвердження, а відхилена пропозиція відкладається. Ніщо не зникає мовчки.

  4. 04

    Поверніть OneDrive і ліцензії за той самий прохід

    Відкрийте «Користувачі», відфільтруйте до відсутності входу за 90 днів із призначеною ліцензією: неактивні облікові записи, що досі тримають сховище OneDrive та оплачені місця. Повернуте сховище й здані ліцензії потрапляють в один журнал «Дії», тож розмова про продовження починається з «ми звільнили 40 ТБ і 150 місць», а не з оцінки.

Що за цим стоїть

Дані, які знаходять ризик, знаходять і втрати.

Оптимізація сховища - питання життєвого циклу. Вона працює на тій самій інвентаризації сайтів, живих лічильниках і поетапних автоматизаціях, про які можна прочитати докладно.

  • Інструмент керування SharePoint

    Кожен сайт ранжовано за ризиком розкриття та занедбаністю, зі сховищем у ГБ, останньою активністю та власниками як повноцінними стовпцями.

    Дізнатися про керування SharePoint →

  • Інструмент інвентаризації Microsoft 365

    Жива інвентаризація кожного сайту, сайту каналу та OneDrive - разом із дублікатами й залишками міграцій, про які офіційний список забув.

    Дізнатися про інвентаризацію →

  • Життєвий цикл і повернення ліцензій

    Неактивні облікові записи, їхні OneDrive та оплачені місця без використання прибираються в одному процесі з перевіркою.

    Дізнатися про життєвий цикл →

FAQ

Поширені запитання.

Скільки сховища зазвичай повертають клієнти?

Достатньо, щоб змінити продовження. Звична річ - 30-50% сховища на сайтах без активності за рік та окремі сайти міграцій або архіви по кілька терабайтів кожен. Ваш власний список - сайти, відсортовані за розміром, з останньою активністю поруч - з'являється на екрані в день підключення.

Як не видалити щось важливе?

Прибирання поетапне, а не миттєве. Автоматизації пропонують дію для кожного сайту за 72-годинним вікном перевірки (налаштовується аж до лише ручного схвалення), власників сайтів можна залучити до перевірки, а відхилення відкладає пропозицію. Кожна виконана дія записується разом із тим, хто і коли її схвалив.

Чи потрібні для цього особливі ліцензії Microsoft?

Ні. Виявлення сайтів і стовпці сховища, активності та ризику розкриття працюють зі стандартною ліцензією - мінімум це Microsoft 365 Business Basic. Дії запису - окрема згода за вибором.

Чи можна довести, що дало прибирання?

Так. Журнал «Дії» записує кожну зміну з переходом до конкретних сайтів, а «Тренди» відстежують кількість сайтів, сховище та використання ліцензій у часі - тож «до і після» - це графік, а не оцінка.

Подивіться, які терабайти можна безпечно повернути.

Підключіться в режимі лише для читання і того самого дня отримайте кожен сайт, ранжований за розміром, тишею та ризиком розкриття. Потім поставте прибирання за вікно перевірки - перший прохід зазвичай окупає себе сам.

Замовити демоЖиве демо
Або знову затвердіть рахунок за сховище, не читаючи.