Fallstudie - Medizinische Universität Warschau
Volle Transparenz und Kontrolle über die Microsoft 365-Daten von 24.000 Studierenden und Lehrenden.
Eine führende polnische medizinische Universität hat eine umfassende Lösung für Zugriffsverwaltung, Kostenoptimierung und den Schutz vertraulicher Daten in einem reichhaltigen Microsoft 365-Ökosystem eingeführt.
- 24.000+ Benutzer
- 11 Millionen Dateien
- 67 TB in der Cloud
- 18.000 OneDrive-Konten
- 6.700 SharePoint-Websites
Die Organisation
Die Datenlandschaft einer Universitätsklinik - betreut von wenigen Personen.
Die Medizinische Universität Warschau bildet tausende Medizinstudierende aus und verarbeitet vertrauliche Patientendaten für Lehre und Forschung. Die Universität entschied sich für eine neue Lösung, die die Kontrolle über Zugriffe in ihrem weitläufigen Microsoft 365-Ökosystem verbessert.
Die hohe Fluktuation der Studierenden, der Zugriff auf medizinische Daten und ein kleines IT-Team verlangten eine Lösung, die Sicherheit mit operativer Effizienz verbindet.
Der Umfang der Microsoft 365-Landschaft
- 24.000+Studierende, Lehrende und Verwaltungsbeschäftigte
- 11 Mio.Dateien
- 67 TBDaten in der Cloud
- 6.700SharePoint-Websites
Dazu 18.000 OneDrive-Konten, tausende Teams-Teams und vertrauliche personenbezogene Daten, die nach DSGVO und den Vorgaben des Gesundheitssektors besonderen Schutz erfordern.
Ergebnisse
Was die Einführung von 1Security gebracht hat.
- Volle Transparenz über die Daten von mehr als 24.000 Personen in SharePoint, OneDrive, Teams und Entra ID.
- Vertrauliche medizinische und personenbezogene Daten in 67 TB lokalisiert - mit gemessener statt geschätzter Offenlegung.
- Übermäßiges Teilen reduziert: die am weitesten offenen Websites, Links und Gruppenmitgliedschaften gefunden, priorisiert und aufgeräumt.
- Ungenutzte Microsoft 365-Lizenzen und -Ressourcen identifiziert und abgebaut - das entlastet das IT-Budget.
- Laufende Überwachung von Zugriffsänderungen für tausende aktive Benutzer.
- Höhere Konformität mit den Anforderungen an den Schutz medizinischer Daten.
Die Herausforderungen
Eine riesige Landschaft, ständige Fluktuation, ein kleines Team.
Jeder der folgenden Punkte beschreibt die Umgebung vor der Einführung - und jeder einzelne würde das Projekt für sich rechtfertigen.
Kein vollständiges Bild der Zugriffe in einem dynamischen Ökosystem
Eine medizinische Universität hat eine außergewöhnlich hohe Benutzerfluktuation. Jedes Jahr schließen hunderte Studierende ab, neue nehmen ihr Studium auf. Lehrende arbeiten mit externen Forschungseinrichtungen zusammen, und Zugriffe werden im Rahmen von Lehr- und Forschungsprojekten erteilt.
Trotz der fortgeschrittenen Verwaltungsfunktionen in Microsoft 365 lagen die Daten über verschiedene Dienste verteilt - SharePoint, OneDrive, Teams - und dem IT-Team fehlte ein Werkzeug, das die laufende Überwachung an einer Stelle zusammenführt.
Das Risiko offengelegter vertraulicher medizinischer Daten
Medizinische Universitäten verarbeiten besonders sensible Daten: Patienteninformationen für die Lehre, Forschungsdaten und medizinische Dokumentation. Jede Datenschutzverletzung kann die ärztliche Schweigepflicht verletzen, hohe Geldbußen nach sich ziehen (im medizinischen Sektor zehntausende Złoty für einen einzelnen Verstoß) und dem Ansehen der Institution dauerhaft schaden.
Gleichzeitig hatte das IT-Team keine Möglichkeit, automatisch zu erkennen, wo in 67 TB Daten die vertraulichen medizinischen Informationen tatsächlich liegen - also dort, wo die Sicherheitsarbeit ansetzen sollte. Manuelle Durchsicht skaliert bei dieser Datenmenge nicht.
Eine außergewöhnlich große Risikofläche bei begrenzten IT-Ressourcen
Die Medizinische Universität Warschau verwaltet 18.000 OneDrive-Konten und 6.700 SharePoint-Websites, die von zehntausenden Personen genutzt werden. Diese gesamte Umgebung wird von einem IT-Team aus wenigen Personen betreut.
Lizenzen und Cloud-Ressourcen unter ihrem Potenzial genutzt
Studien zeigen, dass Bildungseinrichtungen ihre Microsoft 365-Kosten allein durch besseres Lizenzmanagement um 14-30% senken können. Es fehlte jedoch das Werkzeug, um zu identifizieren:
- inaktive Lizenzen von Absolventen und ehemaligen Beschäftigten
- Premium-Lizenzen, deren erweiterte M365-Funktionen niemand nutzt
- doppelte und sich überschneidende Lizenzen
- übermäßigen Verbrauch von Speicherplatz
Der Aufwand für Compliance und Audit
Hinzu kommt, dass medizinische Universitäten mehreren Regelwerken gleichzeitig unterliegen:
- DSGVO und Schutz personenbezogener Daten
- das polnische Gesetz über das nationale Cybersicherheitssystem (KSC) - das Universitätsklinikum UCK WUM gilt als Betreiber einer wesentlichen Dienstleistung
- die Pflichten der ärztlichen Schweigepflicht
- die Normen der ISO 27001
Compliance-Berichte und Zugriffsaudits in Microsoft 365 manuell zu erstellen, ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Die eingebaute Berichterstattung erfordert langwierige Verarbeitung, sodass eine schnelle Antwort an Auditoren und Aufsichtsbehörden in der Praxis nicht möglich ist.
“Wir brauchten eine Lösung, mit der unser kleines IT-Team eine riesige, sich ständig verändernde Microsoft 365-Umgebung verwalten kann. 1Security gibt uns die volle Transparenz und Kontrolle, die wir vorher nicht hatten. Wir können Sicherheit jetzt proaktiv steuern, statt nur auf Vorfälle zu reagieren.”
Die Lösung
1Security als eine Plattform für die Zugriffsverwaltung in Microsoft 365.
Die Medizinische Universität Warschau wählte 1Security als Partner für ein umfassendes System zur Verwaltung, Überwachung und Optimierung ihrer Microsoft 365-Umgebung - eines, das die in M365 bereits vorhandenen Verwaltungsfunktionen erweitert.
Der Einführungsprozess
- 01
Proof of Concept - volle Transparenz der Zugriffe
- 1Security wird mit der Microsoft 365-Cloud-Umgebung der Universität verbunden
- alle Ressourcen, Benutzer und Berechtigungen werden gescannt und kartiert
- ein interaktives Dashboard zeigt das vollständige Bild der Zugriffe
- 02
Analyse vertraulicher Daten und ihrer Offenlegung
- Kartierung der Datenoffenlegung im Kontext von Benutzern und Teams
- Einführung der Erkennung vertraulicher Daten von 1Security in der gesamten Umgebung
- Identifikation potenzieller Sicherheitslücken
- 03
Reduzierung und Optimierung
- übermäßiges Teilen von oben abgebaut: zuerst die am weitesten offenen Websites, Links und Gruppen
- ungenutzte Ressourcen, ruhende Konten und Premium-Lizenzen zur Prüfung und Bereinigung ausgewiesen
- Zugriff externer Anwendungen und KI-Agenten in die Prüfung einbezogen
- automatische Gegenmaßnahmen in der Plattform verfügbar - einschaltbar, sobald die Universität es entscheidet
Im Tagesgeschäft
Die Funktionen, auf denen die Universität arbeitet.
Drei Funktionen der Plattform tragen die tägliche Arbeit des IT-Teams.
Ein Steuerungspanel für die gesamte Umgebung
Die Administratoren arbeiten nun mit einem zentralen Steuerungspanel, das alle Daten in SharePoint, Teams, OneDrive und Entra ID (Teil von Microsoft 365) visuell und intuitiv darstellt. Das IT-Team sieht in Echtzeit:
- wer auf welche Microsoft 365-Ressourcen Zugriff hat - und auf welcher Grundlage
- wo die Daten im M365-Ökosystem liegen und wie sie genutzt werden
- welche Teams-Teams und SharePoint-Websites aktiv sind und welche ungenutzt
Automatische Analyse der Lizenz- und Ressourcennutzung
Die Administratoren nutzen außerdem die automatische Analyse der Microsoft 365-Lizenz- und Ressourcennutzung, die auch inaktive Benutzer und ungenutzte Premium-Abonnements von M365 identifiziert. Diese Funktion kann Einsparungen von 14-30% der Lizenzkosten ermöglichen.
Erkennung vertraulicher Daten - im Einsatz
Der Algorithmus, der medizinische, personenbezogene und andere vertrauliche Daten erkennt, ist eingeführt und läuft auf den Inhalten der Universität. Er beantwortet die Frage, die manuelle Durchsicht nicht beantworten konnte: wo in 67 TB die vertraulichen Inhalte wirklich liegen. Er bewertet außerdem Offenlegung und Risiko der einzelnen Bereiche der Umgebung, sodass das kleine IT-Team seine Arbeit dort ansetzt, wo die Folgen am größten wären.
Ergebnisse
Sicherheit, Effizienz und Einsparungen.
Sicherheit und Compliance
- 24.000+ Personen
Volle Transparenz der Daten
Zum ersten Mal hat das IT-Team der WUM ein vollständiges Bild aller Daten in Microsoft 365, ihrer Ablage und ihrer Zugriffe.
- 43-52%
Proaktive Identifikation von Bedrohungen
Das System überwacht Änderungen an Berechtigungen und deckt potenzielle Sicherheitslücken vor einem Vorfall auf. Im Gesundheitssektor, in dem 43-52% der Datenschutzverletzungen mit einer Fehlkonfiguration von Microsoft 365 zusammenhängen, ist ein proaktives Vorgehen entscheidend.
- DSGVO
Konformität mit medizinischen Regelwerken
Vertrauliche medizinische und personenbezogene Daten sind lokalisiert, und die laufende Überwachung, wer sie erreichen kann, senkt das Risiko von Geldbußen für Datenschutzverletzungen deutlich.
Operative Effizienz
- Tage → Minuten
Zeitgewinn für das IT-Team
Weil die Umgebung laufend kartiert wird, dauern Aufgaben, die früher Tage brauchten (Auditberichte erstellen, Berechtigungen analysieren), heute Minuten.
- 14-30%
Ungenutzte Lizenzen identifiziert
Die WUM hat eine Lizenzprüfung begonnen, die durch den Abbau inaktiver und ungenutzter Lizenzen sowie externer Anwendungen Einsparungen von 14-30% der Microsoft 365-Kosten bringen kann.
- Hunderttausende Złoty
Verwaltung des Speicherplatzes
Ungenutzte Daten zu identifizieren und zu archivieren optimiert die Speicherkosten in der Microsoft 365-Cloud. Zusammen mit den Lizenzeinsparungen können daraus über die nächsten drei Jahre Hunderttausende Złoty werden.
Was diese Einführung zeigt
Die Einführung von 1Security an der Medizinischen Universität Warschau zeigt, wie eine umfassende Lösung für die Zugriffsverwaltung in Microsoft 365 verändern kann, wie medizinische Universitäten Sicherheit, Compliance und die Kosten ihrer IT-Dienste steuern.
Sehen Sie dasselbe Bild Ihrer eigenen Umgebung.
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