Microsoft 365 Erkennung vertraulicher Daten
Tausende Ihrer Dateien enthalten Kartennummern oder Ausweise. Kaum eine ist klassifiziert.
In einem typischen Mandanten findet der erste Scan Tausende Dateien mit Zahlungskarten, Ausweisnummern, Gesundheitsdaten oder Zugangsdaten - und 20-40 % davon tragen keine Bezeichnung. 1Security lässt 300+ Detektoren plus OCR auf Standardlizenzen laufen, importiert, was Purview bereits gefunden hat, und stellt neben jeden Erkennungstyp, wer ihn erreichen kann.
- 300+Erkennungstypen, plus OCR für gescannte Dokumente und Bilder - auf einer Business-Basic-Lizenz
- 2getrennte Engines: Purview-Erkennungen importiert, 1Security-Scan unabhängig ausgeführt
- 6Reichweitenzähler pro Erkennungstyp: Dateien, E-Mails, Websites, Gruppen, Benutzer, Apps
Das Problem
Eine Zahl sensibler Dateien ist keine Antwort. Die Reichweite ist es.
Zu wissen, dass 4.000 Dateien Kartennummern enthalten, sagt nicht, ob eine einzige davon exponiert ist.
Klassifizierungstools hören bei der Zahl auf. Ein Auditor, ein Datenschutzbeauftragter oder ein Incident-Verantwortlicher braucht den nächsten Schritt: in welchen Websites diese Dateien liegen, welche davon hinter einem "Jeder"-Link stehen, welche Drittanbieter-Apps dauerhaft lesen dürfen und wie viele externe Gäste einen Klick entfernt sind. Ohne diese Verknüpfung ist "4.000 Dateien mit Kartennummern" eine Zahl, mit der Sie nichts anfangen können, und eine Meldung, die Sie nicht eingrenzen können.
Das zweite Problem ist die Abdeckung. Viele Mandanten haben nie eine inhaltsbasierte Erkennung über alle Websites und Postfächer laufen lassen und hoffen, dass die Freigaberichtlinie reicht. In der Praxis reicht sie nicht: Üblich sind Hunderte Dateien mit personenbezogenen Daten hinter Links, die jeder im Internet öffnen kann, und Dutzende zugestimmte Apps mit Lesezugriff auf den gesamten Mandanten. 1Security erkennt auf der Lizenz, die Sie schon haben.
Das dritte sind Scans. Kartennummern und Passkopien liegen in JPGs und PDFs von Verträgen, Screenshots und abfotografierten Formularen - die reine Textscanner nicht lesen können. Eine Erkennung, die Bilder überspringt, übersieht genau die Dateien, die am ehesten in einer Datenpannenmeldung landen.
Was Sie bekommen
Eine Zeile pro Erkennungstyp, mit wer ihn erreichen kann
Der Bildschirm Vertrauliche Informationen ist eine Live-Tabelle: nicht nur "4.120 Dateien enthalten IBANs", sondern "in 2 Websites, erreichbar für 1.900 Benutzer und 3 Apps".
Zwei Engines, gekennzeichnet
Purview-Erkennungen vertraulicher Informationstypen werden am ersten Tag importiert, und der 1Security-Scan liest Inhalte unabhängig. Jede Erkennung hält fest, welche Engine sie gefunden hat, damit Sie beide vergleichen können.
300+ Detektoren auf Standardlizenzen
Zahlungskarten, IBANs, Ausweisnummern für Dutzende Länder, Gesundheitskennungen, API-Schlüssel und Kennwörter - von 1Security auf einer Business-Basic-Lizenz erkannt, ohne Premium-Lizenz und ohne vorherige Klassifizierungseinrichtung.
OCR für Scans und Bilder
JPG, PNG, TIFF, gescannte PDFs und bis zu 10 eingebettete Bilder pro Office-Dokument laufen durch OCR, denn genau dort sitzen Kartennummern und Passkopien.
Reichweite über sechs Ressourcentypen
Jeder Erkennungstyp zeigt, wie viele Dateien, E-Mails, Websites, Gruppen, Benutzer und Apps er berührt. Sortieren Sie nach der Spalte Apps, um zu sehen, welche Anwendungen personenbezogene Daten lesen können.
Filter nach Rahmenwerk und Konfidenz
Grenzen Sie die Ansicht auf DSGVO, HIPAA, PCI-DSS, SOX, CCPA oder FERPA ein und auf hohe, mittlere oder niedrige Konfidenz - damit Auditzahlen nur aus Treffern hoher Konfidenz stammen.
Sprung zur Exposition
Von jedem Typ direkt zu Dateien mit demselben Filter plus "Jeder-Link", "externe Benutzer" oder "keine Bezeichnung" - genau die Dateien, die zu beheben sind, bereit für eine gestaffelte Automatisierung.
Wie tief es geht
Rahmenwerk DSGVO, sortiert nach der Spalte Apps
Ein Filter und eine Sortierung ergeben die Liste, die die meisten Datenschutzbeauftragten nie gesehen haben: jede App, die personenbezogene Daten lesen kann.
Filtern Sie Vertrauliche Informationen auf das Rahmenwerk DSGVO und sortieren Sie nach Apps. Jede Zeile ist ein Auftragsverarbeitungsverhältnis. Die meisten Mandanten finden hier mehrere Apps, denen per Klick zugestimmt wurde, die nie bewertet und nie dokumentiert wurden - ein Umfragetool mit Files.Read.All, die Browsererweiterung eines Ausgeschiedenen, ein KI-Notiztool. Üblich sind 5-15 Apps mit dauerhaftem Lesezugriff auf personenbezogene Daten.
Das zweite Muster ist Konzentration. Nehmen Sie den riskantesten Typ, den Sie halten - Zahlungskarten, Gesundheitsdaten - und lesen Sie die Anzahl Websites. Zwei Websites mit 90 % davon bedeuten zwei Behebungsprojekte statt zweihundert. Diese Neurahmung ist meist der Unterschied zwischen einem Plan und einem Rückstand.
Das dritte führt von der Erkennung zur Exposition. Vom Typ aus in Dateien wechseln, "Jeder-Link" oder "externe Benutzer" hinzufügen. In einem typischen mittelgroßen Mandanten sind das einige hundert Dateien - kurz genug, um sie diese Woche zu beheben, lang genug, dass niemand sie von Hand gefunden hätte.
In der Praxis
Vom ersten Scan zu behobenen Dateien
Wie ein Mandant von "wir haben keine Ahnung" zu einer eingegrenzten, belastbaren Zahl kommt.
- 01
Schreibgeschützt verbinden, Purview importieren
Sind Purview-Typen vertraulicher Informationen im Einsatz, erscheinen ihre Erkennungen noch am selben Tag in Vertrauliche Informationen. Wenn nicht, fehlt nichts - der 1Security-Scan startet auf derselben Verbindung.
- 02
Den 1Security-Scan laufen lassen
Der Scan streamt Datei- und E-Mail-Inhalte durch 300+ Detektoren und OCR, speichert die Erkennungen und verwirft den Inhalt. Die Abdeckung wächst fortlaufend; ein mittelgroßer Mandant hat innerhalb von Tagen eine brauchbare Karte.
- 03
Reichweite lesen, nicht nur Zahlen
Nach Websites sortieren, um Konzentration zu finden, nach Apps für undokumentierte Verarbeiter, nach Benutzern, um zu sehen, wie viele Konten Zahlungsdaten öffnen können. Vor jedem Zitat auf hohe Konfidenz filtern.
- 04
Den exponierten Ausschnitt beheben
Zu Dateien mit Expositionsfiltern wechseln und eine Bereinigung staffeln - Jeder-Links ablaufen lassen, externen Zugriff entfernen, Bezeichnungen anfordern - hinter dem 72-Stunden-Prüffenster. Purview-DLP auf den Rest richten.
Der Unterschied
Was die Verknüpfung mit der Reichweite hinzufügt
Purview findet Inhalte. Alles darunter ist die Verknüpfung mit dem, wer sie erreichen kann.
- Welche Websites einen bestimmten vertraulichen Informationstyp konzentrieren, als Rangliste
- Welche Drittanbieter-Apps und KI-Agenten regulierte Daten lesen können
- Wie viele externe Gäste und Jeder-Links einen Klick davon entfernt sind
- Erkennungen aus zwei unabhängigen Engines, jede mit ihrer Quelle gekennzeichnet
- OCR-Ergebnisse aus gescannten Dokumenten und Bildern, nicht nur Textdateien
- Erkennung auf Business Basic - ohne Premium-Add-on
- Rahmenwerk-Filter, die jedem Auditor nur die Daten seiner Regulierung geben
- Der Sprung von einem Erkennungstyp direkt in Freigabe- und Expositionsfilter
Lizenz und Datenschutz
Standardlizenzen, keine gespeicherten Inhalte
Alles, was 1Security selbst erkennt, läuft auf einer Business-Basic-Lizenz. Inhalte werden in den Analyseprozess gestreamt und nach dessen Ende verworfen - gespeichert werden nur Erkennung, Konfidenz und Fundort, und in der Standardkonfiguration sieht kein KI-Dienst eines Drittanbieters Ihre Dateien.
- 6Compliance-Rahmenwerke als Eingrenzungsfilter: DSGVO, HIPAA, PCI-DSS, SOX, CCPA, FERPA
- 3Konfidenzstufen bei jeder Erkennung, damit Auditzahlen und Rückstand getrennt bleiben
- 10eingebettete Bilder pro Dokument laufen durch OCR - dort verstecken sich Kartennummern
Verwandt
Wo das hingehört
Die Erkennung beantwortet, wo die Daten sind. Die Bezeichnungsabdeckung, ob sie geschützt sind, und Dateiberechtigungen, wer sie öffnen kann. Ein Audit fragt nach allen dreien.
Bezeichnungsabdeckung
Die 20-40 % sensibler Dateien ohne Bezeichnung, pro Website, mit einer Lückenliste, an der Sie arbeiten können.
Bezeichnungen ansehen →Dateiberechtigungen
Wer die Dateien öffnen kann, in denen diese Erkennungen liegen - direkte Vergaben, Gruppen, Links und Vererbung aufgelöst.
Dateien ansehen →App-Governance
Die 30-50 zugestimmten Apps eines typischen Mandanten, und welche davon dauerhaft regulierte Daten lesen.
Apps ansehen →
FAQ
Fragen, die zuerst kommen
Brauchen wir eine Premium-Lizenz oder eine bestehende Purview-Einrichtung?
Nein. Die 1Security-Engine erkennt eigenständig und läuft auf einer Business-Basic-Lizenz. Haben Sie Purview, werden dessen Erkennungen neben unseren importiert - die bestehende Investition erscheint sofort und bekommt eine unabhängige zweite Meinung.
Liest es Dateiinhalte, und behält es sie?
Es liest sie - so funktioniert inhaltsbasierte Erkennung. Inhalte werden in die Analyse gestreamt, durch Detektoren und OCR geführt und verworfen; gespeichert werden nur Erkennungstyp, Konfidenz und Fundort. In der Standardkonfiguration sieht kein KI-Dienst eines Drittanbieters Ihre Dateien.
Wie lange bis zu einer brauchbaren Karte?
Purview-Erkennungen erscheinen am Tag der Verbindung. Der 1Security-Scan baut die Abdeckung fortlaufend auf - ein mittelgroßer Mandant hat innerhalb von Tagen eine brauchbare Karte, und die größten Mandanten scannen im Hintergrund weiter, während Sie schon mit dem Gefundenen arbeiten.
Können wir eine Ansicht auf eine Regulierung eingrenzen?
Ja. Rahmenwerk-Filter decken DSGVO, HIPAA, PCI-DSS, SOX, CCPA und FERPA ab, sodass jeder Auditor eine Ansicht mit genau den Daten seiner Regulierung bekommt und nichts sonst.
Wo findet die Behebung statt?
An zwei Stellen. Expositionsbehebungen - Links ablaufen lassen, externen Zugriff entfernen, Bezeichnungen anfordern - werden in 1Security hinter dem Prüffenster gestaffelt. DLP und automatische Bezeichnung bleiben in Purview; hier erfahren Sie, welche Typen, in welchen Websites, erreichbar für welche Apps, damit die dort geschriebene Richtlinie auf etwas Reales zielt.
Finden Sie Ihre Kartennummern, Ausweise und Gesundheitsdaten diese Woche.
Verbinden Sie schreibgeschützt, und Erkennungen treffen mit angehängter Reichweite ein. Die Spalte Apps ist meist der Ort, an dem das erste unbequeme Gespräch beginnt.
Oder nehmen Sie weiter an, die Freigaberichtlinie deckt es ab.