SharePoint Governance Tool
Dutzende Ihrer Websites sind für Externe offen. Die Hälfte davon ist verlassen.
Freigabeeinstellungen sagen, was erlaubt ist. Governance braucht, was bereits passiert ist: welche Websites externe Benutzer, "Jeder"-Links und reine SharePoint-Gäste haben - und welche davon intern seit einem Jahr niemand geöffnet hat. 1Security ordnet jede Website und jedes OneDrive nach Exposition und Verlassenheit, kreuzt das mit den sensiblen Daten darin und staffelt die Korrektur - Freigabeeinstellungen, Ablauf externer Zugriffe, Besitzer, Copilot-Suche - hinter einem 72-Stunden-Prüffenster.
- 300+sensible Datentypen pro Website erkannt, OCR inklusive
- 72 hStandard-Prüffenster vor jeder automatisierten Änderung an einer Website
- ~10 Minbis eine neue Website oder ein neuer Freigabelink im Ranking auftaucht
Die Lücke
Einstellungen sagen, was freigegeben werden darf. Exposition ist, was freigegeben wurde.
Die Freigaberichtlinie ist eine Mandanteneinstellung. Die tatsächliche Freigabe sind Tausende Links, Gäste und Berechtigungen, über Jahre erstellt - und sie pro Website zu addieren ist die eigentliche Arbeit.
Die echte Exposition einer Website ist eine Summe, die niemand von Hand berechnet: die "Jeder"-Links seit Einrichtung der Website, die organisationsweiten Links, an die sich niemand erinnert, die noch verbundenen externen Benutzer und die reinen SharePoint-Gäste, die nie zu Verzeichnisobjekten wurden und deshalb an einer verzeichnisbasierten Gästeüberprüfung vorbeirutschen. Dazu die Apps, die jede Bibliothek lesen können, und die verschachtelten Gruppen, die die Mitgliederliste still verlängern.
Währenddessen wächst der Mandant weiter. Jedes Team hinterlässt eine Website, jeder private und freigegebene Kanal eine weitere, jede Person ein OneDrive. Die meisten Mandanten halten ein Vielfaches der Websites, die die IT vermutet, und in einem typischen liegt mehr als die Hälfte aller Dateien in Websites, die seit einem Jahr niemand geöffnet hat - viele davon noch extern freigegeben. Governance per Richtliniendokument erreicht diese Websites nicht, weil niemand weiß, dass sie existieren.
1Security berechnet die Exposition pro Website - direkt und indirekt, Mensch und App, intern und extern - kreuzt sie mit den dort gespeicherten sensiblen Daten und den Verlassenheitssignalen und hält das Bild etwa zehn Minuten hinter der Realität. Dann macht es aus den schlimmsten Zeilen gestaffelte Aktionen.
Was Sie bekommen
Exposition, Lebenszyklus und Vertraulichkeit - eine Zeile pro Website.
Jede Spalte, die das Governance-Gespräch braucht, auf dem Bildschirm Websites, mit einem Detailbereich bis auf Dateiebene.
Expositionsklassen getrennt gezählt
Für jeden freigegeben über anonyme Links, für die ganze Organisation freigegeben, externe Benutzer, reine SharePoint-Gäste, Apps mit Zugriff - jede Klasse eine eigene Zahl pro Website, jede Zahl anklickbar bis zur Liste dahinter.
Direkte gegenüber indirekten Mitgliedern
Nicht nur, wie viele hineinkommen, sondern durch welche Tür: direkte Mitgliedschaft, Gruppenketten, vererbte Websiterollen. Die Unterscheidung, die entscheidet, ob das Entfernen einer Berechtigung überhaupt etwas schließt.
Link-Governance über alle Websites
Links ohne Kennwort, abgelaufene Links, deaktivierte Links sichtbar gehalten, filterbar nach Bereich (Jeder, Organisation, bestimmte Personen) und Typ (Anzeigen, Bearbeiten, Überprüfen) - das gesamte Link-Inventar, nicht die letzten 30 Tage.
Verlassenheitssignale
Keine Aktivität seit einem Jahr, keine Besitzer, keine Mitglieder - mit hervorgehobenem "externe Benutzer noch verbunden", denn eine Website, die intern niemand besucht, in die aber jemand von außen noch hineinkommt, ist der Befund, der am meisten zählt.
Vertraulichkeit und Copilot pro Website
Purview-Bezeichnungen, 1Securitys eigene 300+ Erkennungstypen (OCR von Scans und Screenshots inklusive) und ob Copilot aktiviert ist - genau die Eingaben für eine Bereinigungsliste vor der KI.
Die E-Mail-Spur
Wie oft jede Datei per Mail das Haus verlassen hat - hochgeladen oder verlinkt - und wann zuletzt. Ein Download ist nicht der einzige Weg, auf dem Daten eine Website verlassen, und genau diesen lassen die meisten Überprüfungen aus.
In der Praxis
Der Durchgang zur externen Exposition.
Der Durchgang, den die meisten Teams in ihrer ersten Woche machen - denn die erste Liste, die er liefert, ist meist die, die manuelle Prüfungen jahrelang übersehen haben.
- 01
Websites nach Exposition ordnen
Sortieren Sie Websites nach externen Benutzern, dann nach "Jeder"-Links. Ganz oben steht Ihr Perimeter: die Stellen, an denen die Mandantengrenze bereits offen ist. In einem mittelgroßen Mandanten sind das typischerweise 50 bis 300 Websites mit mindestens einer Tür nach außen.
- 02
Die verlassenen Türen finden
Filtern Sie auf keine Aktivität im letzten Jahr mit noch verbundenen externen Benutzern. Meist 20 bis 200 Websites - kurz, unangenehm und sofort abarbeitbar.
- 03
Mit sensiblen Daten kreuzen
Öffentlich + sensibel + dauerhaft: Dateien hinter "Jeder"-Links, mit sensiblen Daten, ohne Ablauf. Das ist Ihre echte Liste des bereits Exponierten, in Minuten, mit Erkennungstypen und Zahlen zum Zitieren.
- 04
Die Korrektur staffeln
Freigabefähigkeit einschränken, externen Zugriff ablaufen lassen, Besitzer zuweisen, die organisationsweite Copilot-Suche blockieren - als Vorschläge pro Website hinter einem 72-Stunden-Fenster, dann über Microsofts eigene APIs ausgeführt und in Aktionen protokolliert.
Von gefunden zu behoben
Governance, die in einer geänderten Einstellung endet.
Aktionen auf Website-Ebene sind Teil des Produkts, keine exportierte To-do-Liste für jemand anderen.
Der Aktionskatalog deckt ab, was Website-Governance tatsächlich regelt: Freigabefähigkeit, Standard-Linktyp und -bereich, Ablauf anonymer Links, Ablauf externer Benutzer, erlaubte und blockierte Freigabedomänen, Website-Datenschutz, Besitzer und Mitglieder - und das Blockieren einer Website für Copilots organisationsweite Suche, bevor die KI liest, was sie nicht lesen sollte.
Jede automatisierte Aktion stellt einen Vorschlag pro Website hinter ein Karenzfenster - standardmäßig 72 Stunden, konfigurierbar von sofort bis zur rein manuellen Freigabe. Besitzer können in die Prüfung einbezogen werden, das Ablehnen eines Vorschlags stellt ihn zurück, und jede ausgeführte Änderung landet in Aktionen mit Freigebendem und Zeitpunkt. 1Security ändert Mandanten über Microsofts eigene APIs: kein Schatten-Berechtigungsmodell, und jede Änderung ist in den Microsoft Admin Centern sichtbar und umkehrbar.
Der Unterschied
Die Verknüpfungen, die aus einer Website-Liste eine Governance-Liste machen.
Jede davon ist eine Verknüpfung über Daten, die normalerweise an verschiedenen Orten liegen - für Sie berechnet, pro Website, etwa zehn Minuten hinter der Realität.
- Reine SharePoint-Gäste: externe Identitäten mit Websitezugriff, pro Website gezählt, obwohl sie keine Verzeichnisobjekte sind
- "Jeder"- und organisationsweite Links gekreuzt mit den sensiblen Daten dahinter
- Links ohne Kennwort und abgelaufene Links, über alle Websites auf einmal
- Websites ohne Aktivität seit einem Jahr, die noch externe Benutzer verbunden haben
- Persönliche OneDrives wie Websites verwaltet - gleiche Spalten, gleiche Filter, gleiche Aktionen
- Copilot-aktivierte Websites geordnet nach Konzentration sensibler Daten
- Wie oft jede Datei per E-Mail das Haus verlassen hat, neben ihrem Freigabestatus
- Direkter gegenüber indirektem Zugriff pro Website, mit der Gruppenkette, die ihn erzeugt hat
Bereitstellung
Schreibgeschützte Zustimmung. Ranking am selben Tag.
Eine schreibgeschützte Verbindung kartiert jede Website und jedes OneDrive; auf Endgeräten wird nichts installiert und nichts weitergeleitet. Website-Aktionen leben in einem separat genehmigten Schreibmodul und warten standardmäßig in Prüffenstern. Standard-Microsoft-Lizenzierung ab Business Basic - die Synchronisation von Purview-Bezeichnungen ist optional, nicht erforderlich. Die Daten jedes Kunden liegen in einer eigenen dedizierten Datenbank, die nie mit anderen Kunden geteilt wird.
- Am selben Tagvon der Zustimmung zur geordneten Websiteliste
- 0bereitgestellte Agenten, nichts wird weitergeleitet
- Business BasicLizenzuntergrenze - kein E5 erforderlich
Anwendungsfälle
Drei Gespräche, die das verändert.
Die Bereinigung vor Copilot: Bevor Sie KI aktivieren, ist die Liste der Copilot-aktivierten Websites mit sensiblen Daten - sortiert nach Erkennungen - der ehrliche Umfang dessen, was zuerst behoben werden muss, und das Blockieren der organisationsweiten Suche für die schlimmsten Fälle ist eine gestaffelte Aktion entfernt.
Die Überprüfung der externen Zusammenarbeit: Statt Richtlinien abstrakt zu diskutieren, beginnen Sie bei den Websites, die bereits für Externe offen sind, wer diese Externen sind und worauf sie zugreifen können - und lassen dann ablaufen, was nie hätte bestehen bleiben dürfen.
Das Gespräch über Speicher und Wildwuchs: verlassene Websites mit Größe, Besitzern und letzter Aktivität. In einem typischen Mandanten liegen 30-50 % des Speichers in Websites ohne Aktivität seit einem Jahr. Löschen ist eine Entscheidung; jetzt ist sie wenigstens informiert.
Microsoft 365 Inventar-Tool
Die vollständige Zählung des Mandanten, zu der die Websiteliste gehört - Websites, OneDrives, Gäste, Apps, Agenten, Geräte.
Inventar ansehen →Office 365 Zugriffsverwaltung
Der Berechtigungsgraph hinter der Mitgliederliste jeder Website - Gruppen, Links und Vererbung aufgelöst.
Zugriffsverwaltung ansehen →Copilot-Sicherheitstool
Was KI über die von Ihnen verwalteten Websites lesen kann, vor dem Rollout gezählt.
Copilot-Sicherheit ansehen →
FAQ
Häufige Fragen.
Ersetzt das die SharePoint-Freigaberichtlinien?
Nein. Es richtet sie aus. Freigabefähigkeit, Link-Standards und Ablauf bleiben, wo sie sind; 1Security zeigt, wo sie pro Website nachgezogen werden müssen - gemessen an tatsächlicher Exposition und sensiblen Daten - und staffelt die Änderungen über Microsofts eigene APIs, hinter einem Prüffenster.
Sind persönliche OneDrives abgedeckt?
Ja, mit denselben Expositionsklassen, derselben Link-Governance, denselben Vertraulichkeitsspalten und Filtern wie jede SharePoint-Website. Persönlich gegenüber SharePoint-Website ist selbst ein Filter, und Website-Aktionen gelten auch für OneDrives.
Was sind reine SharePoint-Gäste?
Externe Identitäten, die direkt in eine Website eingeladen wurden und nie zu Entra-Verzeichnisobjekten geworden sind. Sie halten echten Zugriff, sind aber in einer verzeichnisbasierten Überprüfung leicht zu übersehen - genau deshalb sammeln sie sich an. 1Security zählt sie pro Website als eigene Expositionsklasse.
Brauche ich Purview oder E5 für die Vertraulichkeitsspalten?
Nein. 1Securitys eigene Engine erkennt 300+ sensible Datentypen, einschließlich OCR gescannter Dokumente und Screenshots, mit Standardlizenzen. Wo Purview-Bezeichnungen existieren, werden sie als zweites Signal daneben synchronisiert.
Kann es Website-Einstellungen automatisch ändern?
Nur wenn Sie das separat genehmigte Schreibmodul aktivieren - und selbst dann werden Aktionen als Vorschläge pro Website hinter einem Karenzfenster eingestellt, standardmäßig 72 Stunden, mit den Optionen Genehmigen, Ablehnen und nur manuell. Jede ausgeführte Änderung wird in Aktionen festgehalten.
Beginnen Sie bei dem, was bereits exponiert ist.
Eine schreibgeschützte Zustimmung, und die geordnete Websiteliste ist noch am selben Tag fertig - Exposition, Verlassenheit und Vertraulichkeit pro Website, mit der Korrektur eine Prüfung entfernt.
Oder verwalten Sie SharePoint weiter aus einem Richtliniendokument, das niemand gemessen hat.