Microsoft 365 Lizenzoptimierung
10-30 % Ihrer bezahlten Plätze gehören niemandem. Hier ist die Liste.
In einem typischen Microsoft 365 Mandanten ist jeder fünfte Platz einem Konto zugewiesen, das sich seit Monaten nicht angemeldet hat, liegt auf einem Gast oder gehört zu einer bezahlten App, die niemand öffnet - und nichts davon zeigt sich in einer reinen Zuweisungsansicht. 1Security verknüpft jede SKU mit der echten Anmelde- und Aktivitätshistorie, zeigt gekauft vs. zugewiesen vs. tatsächlich genutzt und holt die ungenutzten Plätze hinter einem 72-Stunden-Prüffenster zurück.
- 10-30 %der bezahlten Plätze auf inaktiven Konten in einem typischen Mandanten
- 3 Zahlenpro SKU - gekauft, zugewiesen, verfügbar - plus wer sie tatsächlich nutzt
- 10 Min.für die Verlängerungsvorbereitung, die meist das Angebot ändert
Das Problem
Die Zuweisung sagt, wer einen Platz hält. Die Nutzung sagt, wer ihn braucht.
Zuweisungsdaten sagen Ihnen, wem ein Platz gehört. Die Frage, die Geld spart, ist, ob sich diese Person dieses Jahr angemeldet hat.
Menschen gehen, ihr E3 bleibt. Projekte enden, die Visio- und Project-Plan-Plätze bleiben. Eine Testphase wird umgewandelt, und 50 Copilot-Plätze laufen für ein Team weiter, das in Woche zwei aufgehört hat, sie zu nutzen. Weil Zuweisung und Nutzung an verschiedenen Orten leben - Lizenzliste und Anmeldeprotokolle - ist ihre Verknüpfung eine Tabellenübung, die bestenfalls einmal im Jahr stattfindet. In den meisten Mandanten beträgt diese Lücke 10-30 % der Rechnung.
Gäste sind das zweite Leck. Externe Identitäten mit bezahlten Plätzen sind häufig, meist versehentlich - eine Lizenzgruppe mit breiter Mitgliedschaftsregel, ein Platz zum Freischalten einer einzelnen Funktion - und werden fast nie überprüft, weil die Gastüberprüfung und die Lizenzüberprüfung von verschiedenen Personen zu verschiedenen Zeiten durchgeführt werden.
Nicht zugewiesene Einheiten sind das dritte: bereits gekaufte Plätze, die ungenutzt im Mandanten liegen, während jemand gerade weitere kaufen will. Üblicherweise sind es Hunderte.
Was Sie bekommen
Eine Zeile pro SKU, mit der Nutzung neben der Zuweisung.
Der Bildschirm Lizenzen macht aus der Lizenzliste eine Rückholliste - dieselben Spalten, die ein Admin vor jeder Verlängerung von Hand baut, live gehalten.
Die Einheitenrechnung pro SKU
Gekaufte, zugewiesene und verfügbare Einheiten nebeneinander für jeden Abonnementplan. Nach verfügbaren Einheiten sortieren, und die Sparliste sortiert sich selbst.
Gäste mit bezahlten Plätzen
Externe Benutzer werden in jeder SKU-Zeile gesondert ausgewiesen, sodass "warum halten 14 Gäste E3?" ein Filter ist und keine Entdeckung.
Inaktive Inhaber
Lizenzinhaber gekreuzt mit der Anmelde- und Aktivitätshistorie aus dem Bildschirm Benutzer. Ein Konto mit bezahltem Platz und ohne Anmeldung seit 90 Tagen oder einem Jahr ist einen Klick entfernt.
Abonnementstatus
Aktiv, mit Warnung oder gesperrt pro Abonnement, neben der Auslastung gelesen - damit das Verlängerungsgespräch mit echten Zahlen beginnt, nicht mit dem Vorschlag des Anbieters.
Benutzer- vs. Gerätelizenzierung
Die Spalte "gilt für" hält Benutzer-SKUs und Geräte-SKUs getrennt, was in dem Moment zählt, in dem ein Mandant gerätebasierte Pläne im Mix hat.
Rückholung als Automatisierung
Wählen Sie Lizenzen oder inaktive Inhaber aus und stellen Sie eine Rückholung ein. Vorschläge warten hinter einem 72-Stunden-Prüffenster, und jede ausgeführte Rückholung landet in Aktionen mit dem Freigebenden.
Wie tief es geht
Die zehnminütige Verlängerungsvorbereitung.
Ein Durchgang, der sich konsequent bezahlt macht, bevor das Meeting beginnt.
Öffnen Sie Lizenzen und sortieren Sie nach verfügbaren Einheiten absteigend. Das sind bereits gekaufte Plätze, die ungenutzt liegen - in den meisten Mandanten ist die Zahl größer, als irgendjemand im Raum erwartet, oft im Hunderterbereich. Dann lesen Sie die Spalte externe Benutzer jeder SKU: dort zeigt sich versehentliche Gastlizenzierung.
Der dritte Zug ist der, der die Zahl verändert: die Inhaber mit Inaktivität kreuzen. Öffnen Sie Benutzer, filtern Sie auf keine Anmeldung seit einem Jahr mit zugewiesener Lizenz, und die Liste umfasst typischerweise 10-30 % der bezahlten Plätze. Jedes dieser Konten ist zugleich Kostenposten und unbeobachtete Anmeldung - ein bezahlter Platz, der über seine Gruppen noch Tausende Dateien erreicht.
Tun Sie das, und die Verlängerung beginnt mit gemessener Auslastung pro SKU statt mit einem Vorschlag. Das ist eine wesentlich andere Verhandlung, und die Vorbereitung dauert etwa zehn Minuten.
In der Praxis
Vom jährlichen Abgleich zu einem Prozess, der von selbst läuft.
Die Rückholung lohnt sich zu automatisieren, weil die Drift nie aufhört.
- 01
Die Lücke messen
Gekauft gegen zugewiesen gegen tatsächlich genutzt, pro SKU. Der Abstand zwischen der zweiten und dritten Zahl ist der rückholbare Teil - und meist reicht er, um das Verlängerungsangebot zu ändern.
- 02
Die Gäste behandeln
Auf externe Inhaber bezahlter SKUs filtern. Fast immer versehentlich, fast immer sicher zurückzuholen nach kurzer Bestätigung mit dem Platzinhaber.
- 03
Ans Offboarding binden
Legen Sie die Rückholung in dieselbe Automatisierung, die den Ausscheidenden deaktiviert, seine Links entzieht und seine Gäste entfernt - damit sie nicht mehr davon abhängt, dass sich jemand erinnert.
- 04
Hinter einem Prüffenster laufen lassen
Aktivieren Sie den Vorschlag "Lizenzen inaktiver Konten zurückholen". Er zeigt zuerst seine Live-Trefferzahl; aktiviert stellt er einen Vorschlag pro Konto ein, mit 72 Stunden Einspruchsfrist, bevor sich etwas bewegt.
Über die Zuweisung hinaus
Die Verknüpfungen hinter der Rückholliste.
Die Zuweisung ist der Ausgangspunkt. Alles Folgende ist eine Verknüpfung darauf, für Sie erstellt und live gehalten.
- Lizenzinhaber gekreuzt mit letzter Anmeldung und echter Aktivität, nicht nur mit dem Zuweisungsdatum
- Gäste und externe Identitäten mit bezahlten Plätzen, in jeder SKU-Zeile gezählt
- Verfügbare Einheiten absteigend geordnet - die Plätze, die Sie schon gekauft haben und gleich wieder kaufen
- Abonnementstatus neben der Auslastung statt in einer separaten Ansicht
- Inaktive lizenzierte Konten zugleich als Kostenposten und als unbeobachtete Anmeldung mit Reichweite
- Gerätelizenzierung getrennt von Benutzerlizenzierung
- Rückholung als gestaffelte Automatisierung mit 72-Stunden-Prüffenster statt manuellem Durchgang
- Jede Rückholung in Aktionen protokolliert, mit Freigebendem und Zeitstempel
Skalierung
Kleine Prozente einer großen wiederkehrenden Zahl.
Lizenzverschwendung ist pro Platz selten dramatisch. Sie sind 10-30 % einer Rechnung, die sich jedes Jahr erneuert - genau die Art von Kosten, die jahrelang überlebt, weil kein einzelner Platz jemandes Nachmittag wert ist. Gelesen aus demselben Live-Inventar wie alles andere, ohne Abrechnungszugriff, mit Standardlizenzen über die schreibgeschützte Verbindung.
- 3Zahlen pro SKU - gekauft, zugewiesen, verfügbar
- 90 Tage / 1 Jahrdie Inaktivitätshorizonte der Rückholfilter
- 72 hStandard-Prüffenster, bevor eine Rückholung ausgeführt wird
Verwandt
Wo das hineinpasst.
Lizenzbefunde stammen aus Benutzeraktivität und enden in einer Automatisierung. Diese Seite sitzt zwischen zwei anderen, die den Großteil der Arbeit tun.
Zugriffsüberprüfung für Benutzer
Das Inaktivitätssignal, das einen Platz überhaupt erst rückholbar macht - und worauf dieses Konto noch zugreifen kann.
Benutzer ansehen →Aktivitätsanalyse
Ungenutzte Benutzer, Apps und Agenten geordnet danach, wie lange sie untätig sind - 30-50 bezahlte Apps ohne Benutzer sind ein normales erstes Ergebnis.
Aktivitäten ansehen →Behebungsautomatisierung
Wo die Rückholung tatsächlich passiert, mit dem Prüffenster davor.
Automatisierungen ansehen →
FAQ
Häufige Fragen.
Verbindet sich das mit meiner Microsoft-Abrechnung?
Nein. Es liest die Abonnement- und Zuweisungsdaten aus Ihrem Mandanten über die schreibgeschützte Verbindung - dort leben die Einheitenzahlen und Status. Es braucht keinen Abrechnungszugriff, um Ihnen zu sagen, dass vierhundert gekaufte Plätze nicht zugewiesen sind.
Wie entscheiden Sie, dass ein Platz rückholbar ist?
Die Plattform entscheidet nicht - sie zeigt die Verknüpfung. Eine Lizenz ohne Anmeldung seit einem Jahr ist ein Kandidat; ob sie rückholbar ist, hängt von Dingen ab, die nur Sie wissen, etwa einem Auftragnehmer, der im März zurückkommt. Genau deshalb wartet die Rückholautomatisierung in einem Prüffenster und kann an den Vorgesetzten des Kontos weitergeleitet werden.
Warum landen Gäste mit bezahlten Lizenzen?
Meist weil eine Lizenzgruppe eine breite Mitgliedschaftsregel hatte, oder weil jemand eine zugewiesen hat, um eine bestimmte Funktion freizuschalten, und nie wieder hingeschaut hat. Keines davon ist böswillig, beides ist leicht zu übersehen - deshalb steht die Zahl der Externen in der SKU-Zeile.
Kann die Rückholung automatisch sein?
Ja, und sie ist eine der besseren ersten Automatisierungen: hoher Wert, wenig Kontroverse, und die 72-Stunden-Karenz bedeutet, dass jeder Vorschlag sichtbar ist, bevor er ausgeführt wird. Schreibzugriff ist Opt-in und von der schreibgeschützten Zustimmung getrennt.
Hilft es konkret bei Verlängerungen?
Das ist die häufigste Nutzung. Mit gemessener Auslastung pro SKU in eine Verlängerung zu gehen, einschließlich der nicht zugewiesenen Einheiten, die Sie bereits bezahlt haben, und der 10-30 % Plätze auf inaktiven Konten, ändert die Ausgangsposition des Gesprächs.
Finden Sie die Plätze, die Sie bezahlen und niemand nutzt.
Verbinden Sie schreibgeschützt, und die Einheitenrechnung und die Inaktivitätsverknüpfung stehen noch am selben Tag auf dem Bildschirm. Die Spalte verfügbare Einheiten ist meist die Überraschung.
Oder verlängern Sie dieselbe Zahl an Plätzen wie letztes Jahr.