SharePoint Websites Inventar
Sie haben 3-5x mehr SharePoint-Websites, als Sie denken. Hier ist die Liste.
Jedes Team erstellt eine Website. Jeder private Kanal erstellt eine weitere, mit eigener Mitgliedschaft. Jeder Mitarbeiter hat ein OneDrive. In einem typischen Mandanten liegt die echte Zahl der Websites drei- bis fünfmal über der, die die IT nennen würde, und die meisten der zusätzlichen haben keinen Besitzer, seit einem Jahr keinen Besucher oder beides. 1Security listet sie alle auf, mit Besitzern, Mitgliedern, Speicher, letzter Aktivität und externen Benutzern in jeder Zeile.
- 3-5xmehr Websites als die IT erwartet, sobald Kanalwebsites und OneDrives mitgezählt werden
- 1 Jahrohne Aktivität ist die Schwelle für "verlassen" in jeder Website-Zeile
- ~10 Minbis eine neue Website oder ein neuer Freigabelink in der Liste erscheint
Das Problem
Niemand hat die Liste.
Fragen Sie einen Administrator, wie viele Websites der Mandant hat - die Antwort liegt meist um ein Vielfaches zu niedrig.
Websites in Microsoft 365 sind ein Nebeneffekt der Zusammenarbeit, keine Entscheidung. Jemand erstellt ein Team, und eine Website erscheint. Jemand fügt einen privaten oder freigegebenen Kanal hinzu, und eine zweite Websitesammlung erscheint, mit eigener Mitgliedschaft, die keine übergeordnete Website auflistet. Jemand tritt ins Unternehmen ein, und ein persönliches OneDrive erscheint. Nichts davon läuft durch eine Antragswarteschlange, also landet nichts davon auf einer Liste.
Speicher und das Datum der letzten Aktivität pro Website sind leicht zu bekommen. Schwer ist der Rest in derselben Zeile: wer von außen hineinkommt, wie viele Freigabelinks eine Website trägt, wie viele sensible Daten darin liegen - und persönliche OneDrives in derselben Liste zu sehen. Ohne das bleibt der lange Schwanz unsichtbar: In einem typischen Mandanten liegt mehr als die Hälfte aller Dateien in Websites, die seit einem Jahr niemand geöffnet hat, und ein guter Teil dieser Websites hat noch externe Benutzer oder "Jeder"-Links.
1Security baut das Inventar aus dem Mandanten selbst - jeder Websitetyp, jedes OneDrive - und stellt die Governance-Spalten neben den Namen: Besitzer, letzte Aktivität, Speicher, externe Benutzer, Freigabelinks, sensible Informationen und ob Copilot lesen darf. Diese Liste zu sortieren ist bereits die Überprüfung.
Was Sie bekommen
Eine Zeile pro Website, mit allem, was Sie für die Entscheidung brauchen.
Genug in der Zeile, um zu triagieren, ohne etwas zu öffnen: wem sie gehört, wer sie besucht, wer von außen hineinkommt, was drin ist.
Jeder Websitetyp getrennt
Klassische Websites, Unterwebsites und Hubs; mit Teams verbundene Websites aufgeteilt in Standard-, private und freigegebene Kanalwebsites; persönliche OneDrives. Der Websitetyp ist ein Filter, also ist eine Überprüfung nur für SharePoint oder nur für OneDrive ein Klick.
Verlassen, auf drei Arten
Keine Besitzer, keine Mitglieder, keine Aktivität im letzten Jahr - drei getrennte Filter, denn eine Website mit Besitzern auf dem Papier und ohne Besucher seit vier Quartalen ist ein anderes Problem als eine Website, für die niemand verantwortlich ist.
Externe Exposition pro Website
Externe Benutzer, reine SharePoint-Gäste, "Jeder"-Links und organisationsweite Links pro Website gezählt, jede Zahl anklickbar. Ordnen Sie ganze Websites danach, wie offen sie sind, statt Datei für Datei zu prüfen.
Speicher und Aktivität in der Zeile
Speichergröße, Dateianzahl, Laufwerke, Listen, Unterwebsites und ein Aktivitätsverlauf. Sortieren Sie nach Speicher und filtern Sie auf keine Aktivität seit einem Jahr: ganz oben stehen meist einzelne Websites mit Terabytes.
Sensible Daten und Copilot nebeneinander
Erkannte sensible Informationen (300+ Typen, OCR inklusive) und Purview-Bezeichnungen pro Website, neben dem Copilot-aktiviert-Kennzeichen - genau die Eingaben für eine Bereinigungsliste vor dem Rollout.
Auf einer Auswahl handeln
Wählen Sie Websites aus und starten Sie eine Automatisierung: Besitzer zuweisen, externen Zugriff ablaufen lassen, Copilot-Suche blockieren, archivieren. Vorschläge warten in einem 72-Stunden-Prüffenster, bevor sich etwas ändert.
Wie tief es geht
Die Liste "verlassen, aber offen" - in einem Filter.
Eine Kombination findet in fünf Minuten mehr als ein Quartal manueller Prüfung.
Filtern Sie Websites auf keine Aktivität im letzten Jahr und fügen Sie externe Benutzer hinzu. Intern hat diese Websites niemand angerührt - aber jemand von außen kann noch hinein. In einem typischen Mandanten umfasst die Liste 20 bis 200 Websites: kurz genug, um sie an einem Nachmittag abzuarbeiten, und unangenehm genug, dass es meist auch geschieht.
Die Copilot-Variante desselben Zugs: Copilot aktiviert plus sensible Informationen vorhanden, sortiert nach Erkennungszahl. Das sind die Websites, die Sie bezeichnen, einschränken oder von der organisationsweiten Suche ausschließen, bevor KI-Antworten sie zitieren. Mittelgroße Mandanten finden meist 30 bis 80.
Der dritte Durchgang sind besitzerlose Daten: Websites ohne einen einzigen Besitzer. Niemand genehmigt Mitgliedschaften, niemand prüft Zugriffe, und die Berechtigungen funktionieren weiter. Besitzer zuweisen oder archivieren - so oder so ist es eine Entscheidung statt eines weiteren Jahres Drift.
In der Praxis
Ein erster Inventar-Durchgang, von Anfang bis Ende.
Wie der erste Nachmittag auf dem Bildschirm Websites meist aussieht.
- 01
Die echte Zahl bekommen
Der Scan listet jede Websitesammlung, einschließlich privater und freigegebener Kanalwebsites und jedes persönlichen OneDrive. Die Zahl liegt meist 3-5x über der aus der letzten IT-Präsentation.
- 02
Verwaltet von driftend trennen
Wenden Sie die drei Verwaisungsfilter an - keine Besitzer, keine Mitglieder, keine Aktivität seit einem Jahr. Zusammen decken sie typischerweise 40-60 % der Websites ab.
- 03
Die driftende Hälfte nach Exposition sortieren
Sortieren Sie nach externen Benutzern, dann nach "Jeder"-Links. Diese Reihenfolge ist die Arbeitsliste: die verlassenen Websites, in die jemand von außen noch hineinkommt, zuerst.
- 04
An eine Automatisierung übergeben
Wählen Sie die Zeilen aus und aktivieren Sie eine vorgeschlagene Automatisierung - Besitzer zuweisen, externen Zugriff ablaufen lassen, archivieren. Jeder Vorschlag wartet 72 Stunden auf Prüfung, Besitzer können um Bestätigung gebeten werden, und jede ausgeführte Aktion landet in Aktionen.
Mehr als eine Website-Liste
Eine Liste von Websites ist der Anfang. Dies ist eine Liste von Exposition.
Alles Folgende steht in derselben Zeile wie der Website-Name, sodass die Überprüfung ein Sortieren ist, kein Projekt.
- Private und freigegebene Kanalwebsites als die separaten Websitesammlungen aufgelistet, die sie sind, mit eigener Mitgliedschaft
- Persönliche OneDrives in derselben Liste wie SharePoint-Websites, gleiche Spalten, gleiche Filter
- Externe Benutzer, reine SharePoint-Gäste, "Jeder"-Links und organisationsweite Links pro Website gezählt, nicht pro Datei
- Direkte gegenüber indirekten Mitgliedern, damit Sie sehen, über welche Gruppe Personen hineinkommen
- Websites ohne Aktivität seit einem Jahr, die noch aktive Berechtigungen und externen Zugriff halten
- Zahlen sensibler Informationen pro Website aus zwei Engines - 1Security-Detektoren und Purview-Bezeichnungen
- Das Copilot-aktiviert-Kennzeichen in derselben Zeile wie die Zahl sensibler Informationen
- Ein Aktivitätsverlauf, in dem eine plötzlich belebte ruhende Website sofort auffällt
Skalierung
Der lange Schwanz ist der Punkt.
Ein Inventar ist nur nützlich, wenn es die Websites abdeckt, die niemand registriert hat. Deshalb durchläuft 1Security den ganzen Mandanten statt der Liste, die ein Administrator ohnehin kennt. Es läuft über die schreibgeschützte Verbindung, mit Standard-Lizenzen für Microsoft 365, ohne Installation - und hält mit Mandanten Schritt, die Zehntausende Websites und Dutzende Millionen Dateien halten.
- 500M+Dateien in den größten Mandanten, die das Inventar aktuell hält
- 8Live-Inventare auf einem Graphen - Websites, Dateien, Benutzer, Gruppen, Apps, Agenten, Geräte, E-Mails
- 0zu installierende Agenten; schreibgeschützte Zustimmung ist alles, was das Inventar braucht
Verwandt
Wo das hineinpasst
Websites sind, wo die Daten liegen, Dateien sind, was darin liegt, und Governance ist, was Sie damit tun. Derselbe Berechtigungsgraph beantwortet alle drei Fragen.
Dateiberechtigungen
Wer ein bestimmtes Dokument öffnen kann und welche Gruppe oder welcher Link das bewirkt hat.
Dateien ansehen →SharePoint-Governance
Die Websiteliste in geordnete Exposition und gestaffelte, geprüfte Korrekturen verwandeln.
Governance ansehen →Copilot-Sicherheit
Was KI heute lesen kann, pro Website gezählt - vor dem Rollout statt danach.
Copilot ansehen →
FAQ
Fragen, die Teams zuerst stellen
Umfasst das Inventar persönliche OneDrives?
Ja. Jeder Benutzer hat eines, und es hält Unternehmensdaten wie jede Website. Deshalb werden OneDrives mit denselben Spalten aufgelistet - externe Benutzer, Links, sensible Informationen, Speicher, Aktivität. Der Websitetyp ist ein Filter, also können Sie sie ausschließen, wenn eine Überprüfung nur SharePoint betrifft.
Sind private Kanalwebsites wirklich separate Websites?
Ja. Microsoft stellt für jeden privaten und freigegebenen Kanal eine separate Websitesammlung mit eigener Mitgliedschaft bereit. Eine Überprüfung, die nur die übergeordnete Website durchläuft, übersieht sie - deshalb sind sie hier getrennt ausgewiesen.
Wie wird "verlassen" bestimmt?
Drei unabhängige Signale statt einer Punktzahl: keine Besitzer, keine Mitglieder, keine Aktivität im letzten Jahr. Sie überschneiden sich, aber nicht vollständig - eine Website kann Besitzer auf dem Papier und vier Quartale lang keine menschliche Aktivität haben, was ein anderes Problem ist als eine Website, für die niemand verantwortlich ist. Jedes ist ein eigener Filter.
Kann ich sehen, welche Websites Copilot lesen kann?
Ja. Copilot-aktiviert ist eine Spalte und ein Filter. Gekreuzt mit der Zahl sensibler Informationen ergibt es die Bereinigungsliste vor dem Rollout - der nützlichste einzelne Bericht, bevor eine KI-Einführung ausgeweitet wird.
Brauchen wir Schreibberechtigungen oder E5 für die Liste?
Nein. Das Inventar läuft über die schreibgeschützte Verbindung und Standard-Lizenzen für Microsoft 365, ohne zu installierenden Agenten. Aktionen auf Websites sind ein separat genehmigtes Modul, und selbst dann wartet jede Änderung in einem Prüffenster.
Sehen Sie, wie viele Websites Sie wirklich haben.
Verbinden Sie schreibgeschützt, und die vollständige Liste - Kanalwebsites und OneDrives eingeschlossen - ist noch am selben Tag fertig, mit Besitzern, Aktivität, Speicher und externen Benutzern in jeder Zeile.
Oder zitieren Sie weiter die Zahl aus der letzten Präsentation.