Microsoft 365 DSGVO
Wo liegen die personenbezogenen Daten in Ihrem Mandanten, und wer hat sie letztes Jahr geöffnet?
In einem typischen Microsoft 365 Mandanten liegen personenbezogene Daten in Tausenden Dateien über Dutzende Websites verteilt, ein gewöhnliches Konto erreicht Hunderttausende davon, und "wer hat was berührt" braucht eine Historie, die weiter zurückreicht als ein paar Monate. 1Security findet die personenbezogenen Daten, zählt, wer sie erreichen kann, und bewahrt bis zu drei Jahre Zugriffshistorie auf - damit ein Auskunftsersuchen, eine Aufsichtsbehörde oder die 72-Stunden-Meldefrist auf einen Filter trifft statt auf ein Projekt.
Das Problem
Die DSGVO stellt präzise Fragen. Die Antworten sollten einen Filter entfernt sein.
Die Pflichten sind operativ: wissen, wo personenbezogene Daten liegen, zeigen, wer darauf zugreifen kann, einer betroffenen Person innerhalb eines Monats antworten, eine Verletzung innerhalb von 72 Stunden mit einer belastbaren Einschätzung des Offengelegten melden. Das Rohmaterial für diese Antworten verteilt sich auf Dateien, Postfächer, Verzeichnisdaten und Aktivitätshistorie - und es von Hand zusammenzutragen ist jedes Mal ein Projekt, wenn die Frage gestellt wird. 1Security hält es an einer Stelle bereit, mit bis zu drei Jahren Zugriffshistorie statt der 180 Tage, mit denen Sie starten.
Die meisten Organisationen antworten mit Momentaufnahmen: einem Discovery-Projekt, einem Berechtigungsexport, einer Tabelle, die am Tag ihrer Erstellung stimmte. Wenn die Aufsichtsbehörde fragt "wer konnte im März auf die Daten dieser Person zugreifen?", ist die Tabelle vom Januar keine Antwort - und die Protokolle vom März sind weg.
Was wir am ersten Tag einer Verbindung sehen, ist konstant: personenbezogene Daten in 5-15 % aller Dateien, konzentriert in einer Handvoll Websites, Hunderte Dateien mit Ausweisnummern oder Bankdaten hinter "Jeder"-Links und Drittanbieter-Apps, die personenbezogene Daten lesen können und in keinem Verarbeitungsverzeichnis stehen. 1Security stellt all das am ersten Tag in eine Liste.
Dieselbe Verbindung bewertet den Mandanten auch direkt gegen die DSGVO. Auf dem Compliance-Bildschirm ist die DSGVO eines von elf Rahmenwerken, gemessen aus Live-Daten des Mandanten: die Anforderungen hinter Artikel 32 - Schutz durch Vertraulichkeitsbezeichnungen, Erreichbarkeit eingeschränkter Daten, ruhende Konten, Protokollaufbewahrung - tragen einen Live-Status Erfüllt, Gefährdet oder Nicht erfüllt, und "nicht bewertet" zählt nie als bestanden. Die Readiness, die Sie einer Aufsichtsbehörde zeigen würden, ist sichtbar, bevor Sie irgendetwas behoben haben.
In der Praxis
Fünf DSGVO-Fragen, beantwortet an einem Ort.
So läuft DSGVO-Arbeit in 1Security, wenn die Antworten live und exportierbar sind.
- 01
Personenbezogene Daten lokalisieren
Öffnen Sie Sensible Informationen und filtern Sie auf das Rahmenwerk DSGVO. Über 300 Erkennungstypen - Ausweisnummern, IBANs, Passnummern, Gesundheitsdaten - gescannt von unserer eigenen Engine in Dateien und E-Mails, mit OCR für eingescannte Formulare und Fotos von Dokumenten. Jeder Typ zeigt, wie viele Dateien ihn tragen und welche Websites ihn konzentrieren: zwei Websites mit 90 % der Daten sind zwei Behebungsprojekte, nicht zweihundert.
- 02
Zählen, wer sie erreichen kann
Jede Erkennung wird mit dem Berechtigungsgraphen gekreuzt: welche Benutzer, Gruppen, Apps und Freigabelinks die Datei öffnen können und über welchen Pfad. Sortieren Sie nach der Spalte Apps, und Sie haben jede Drittanbieter-App, die personenbezogene Daten lesen kann - die meisten Mandanten finden mehrere, die niemand dokumentiert hat.
- 03
Die Auftragsverarbeiter-Frage beantworten
Artikel 28 fragt, wer personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, und das Verzeichnis endet meist bei unterschriebenen AV-Verträgen. Zwei lebende Inventare antworten direkt aus dem Mandanten: Apps listet jede Drittanbieter-Anwendung mit Zugriff und dem, was sie lesen kann, samt dem Administrator, der zugestimmt hat, und Domains löst jede externe Organisation, mit der Sie Daten austauschen, zum realen Unternehmen dahinter auf - mit Drift-Flags wie einer Domain, die in einem Admin Center blockiert und über ein anderes aktiv ist, und einem durchsetzbaren Urteil: vertrauenswürdig, beobachtet oder blockiert.
- 04
Rekonstruieren, wer sie berührt hat
Öffnen Sie Aktivitätsprotokolle und filtern Sie auf die Dateien der Person oder auf das kompromittierte Konto. Bis zu drei Jahre Aktivität, jedes Ereignis einem Akteur, einer App, einem Gerät und einem Standort zugeordnet - ein Auskunftsersuchen oder "wer hatte im März Zugriff darauf" wird zum Filter, nicht zum forensischen Projekt.
- 05
Die 72-Stunden-Frist einhalten
Wenn eine Erkennung eröffnet wird - eine Anomalie auf einem Konto oder ein Vorfall wie eine riskante Anmeldung - hält ihre Detailansicht den Wirkungsradius und die Aktivität bereits bereit: was das Konto erreichen konnte, ob personenbezogene Daten im Umfang waren, jedes Ereignis zugeordnet zu Gerät, Netzwerk und Land, mit den Adressen und Providern dahinter als Kompromittierungsindikatoren. Dämmen Sie den Vorfall aus derselben Ansicht ein, hinterlassen Sie einen Kommentar zum Warum und klicken Sie dann auf Bericht: der aus dieser Erkennung erzeugte Vorfallsbericht trägt die Fakten, die Art. 33 Abs. 3 DSGVO verlangt - die Art der Verletzung, Kategorien und ungefähre Zahlen, wo die Daten sie hergeben, die wahrscheinlichen Folgen in Ihren Worten, die ergriffenen Maßnahmen und Ihren Kontakt - neben den Indikatoren, den Reaktionsmaßnahmen und der vollständigen Prüfhistorie. PDF, PowerPoint, HTML, CSV oder JSON, in sieben Sprachen, auch über die API für die Erkennung, an der Ihr SOC arbeitet.
Die Bausteine
Eine rein lesende Verbindung. Der ganze Microsoft 365-Stack.
Jeder Baustein ist ein Screen, den Ihr Team am ersten Tag öffnet. Jeder beantwortet eine Frage zum eigenen Mandanten, die heute nichts in den Admin Centern beantwortet.
Standorte
Woher jede Anmeldung und jede Aktion wirklich kommt, auf einer Karte, pro Mandant. Verstöße nach Standort, unmögliche Reisen, Zulassungslisten pro Person. Funktioniert ohne Premium-Anmeldeprotokolle.
Standorte
Woher jede Anmeldung und jede Aktion wirklich kommt, auf einer Karte, pro Mandant. Verstöße nach Standort, unmögliche Reisen, Zulassungslisten pro Person. Funktioniert ohne Premium-Anmeldeprotokolle.
Was es braucht
Business Premium reicht. Keine Agenten, keine Migration, kein E5 zum Start.
1Security liest den Mandanten, den Sie bereits betreiben, mit Ihren eigenen Lizenzen und Ihrem eigenen Berechtigungsmodell, über eine Nur-Lese-Einwilligung, die Minuten dauert. Es gibt nichts zu installieren und nichts zu migrieren: Es steht neben Entra, Purview, Defender und Ihrem SIEM und beantwortet die Fragen, die dazwischen liegen.
Die Aktivitätshistorie wird bis zu drei Jahre im Lizenzpreis aufbewahrt, auf jeder Stufe, sodass eine Untersuchung oder ein Audit den Beleg hinter sich hat, ohne Aufbewahrungs-Add-on.
Es ist auch der günstigere Weg. Die meisten Organisationen kaufen sich die nötigen Kontrollen mit der höchsten Microsoft-Stufe. Mit 1Security auf der Standardstufe kommen sie für etwa ein Viertel weniger dorthin, mit mehr erledigter Arbeit, auf einer Lizenz, die sie bereits bezahlen.
- Business Premium reicht
- Keine E5-Pflicht
- Nur-Lese-Einwilligung
- 3 Jahre Protokolle im Preis
- Etwa 25 % weniger als der Lizenzweg
- Unsere Cloud, Ihre Cloud, On-Premises
Was dahinter steckt
Drei Teile der Plattform, eine DSGVO-Akte.
DSGVO-Arbeit läuft auf Fähigkeiten, über die Sie ausführlich nachlesen können.
Compliance-Überwachung
Die DSGVO neben zehn weiteren Rahmenwerken aus denselben Mandantendaten bewertet - gemessene Anforderungen, wöchentliche Snapshots und ein Nachweispaket je Rahmenwerk.
Funktion erkunden →Audit-Historie
Bis zu drei Jahre durchsuchbare, zugeordnete Aktivität mit einer Standardlizenz - das Gedächtnis, von dem die 72-Stunden-Frist abhängt.
Funktion erkunden →Zugriffsverwaltung
Effektiver Zugriff aufgelöst über Gruppen, Links und Vererbung - wer personenbezogene Daten erreichen kann, und ein Ort, um es ihm zu entziehen.
Funktion erkunden →
Microsoft Innovation Alley
Empfohlen vom Innovationsprogramm von Microsoft selbst.
Microsofts Innovation Alley arbeitet mit 1Security zusammen und empfiehlt es dem Ökosystem, was die Frage beantwortet, die ein Sicherheitsprojekt zuerst stellt: ob man einem Anbieter rein lesend in dem Mandanten vertrauen kann, der Ihre Daten hält.
Nehmen Sie es mit in den Lenkungsausschuss. Es beantwortet die Vertrauensfrage, bevor sie gestellt wird.
FAQ
Häufige Fragen.
Macht uns 1Security DSGVO-konform?
Das tut kein Werkzeug. 1Security liefert die operative Hälfte: personenbezogene Daten lokalisieren, zählen, wer sie erreichen kann, und die zugeordnete Historie aufbewahren, auf der Ihre Nachweise beruhen. Rechtliche Auslegung, Meldeentscheidungen und das Compliance-Programm bleiben bei Ihrer Rechtsabteilung und Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Brauchen wir eine Premium-Lizenz für die Erkennung personenbezogener Daten?
Nein. Die Erkennung läuft auf unserer eigenen Scan-Engine mit über 300 Detektoren und OCR, mit Standardlizenzen für Microsoft 365. Wenn Sie Purview bereits haben, werden dessen Erkennungen neben unseren importiert - Sie erhalten eine unabhängige Prüfung statt eines zweiten Silos.
Wo werden unsere Daten verarbeitet, und was wird gespeichert?
Jeder Kunde erhält seine eigene dedizierte Datenbank, die nie mit anderen Kunden geteilt wird. Dateiinhalte werden in die Analyse gestreamt und verworfen - gespeichert werden nur Erkennungstyp, Trefferanzahl und Konfidenz; die gefundenen Werte selbst werden nie in die Datenbank geschrieben. Cloud, eigenes Azure und abgeschottete On-Premise-Bereitstellungen werden unterstützt.
Können wir die Ergebnisse gegenüber einer Aufsichtsbehörde zitieren?
Ja. Jede Erkennung trägt eine Konfidenzstufe, sodass Sie Berichte ausschließlich aus Treffern hoher Konfidenz erstellen und genau die zitierte Ansicht mit dem Filterzustand exportieren können, der sie erzeugt hat.
Wie zeigen wir einem Auditor unseren Stand zu einem vergangenen Datum?
Der Compliance-Status wird automatisch jede Woche und auf Abruf festgehalten, und jedes Rahmenwerk exportiert ein datiertes Nachweispaket - auch über die API. "Wie stand es im März um unsere DSGVO-Konformität" beantwortet der März-Snapshot, nicht eine Rekonstruktion. Und die Frage, wann wir davon erfahren haben, hat einen Zeitstempel: das Benachrichtigungsprotokoll bewahrt jede gesendete, mit Begründung zurückgehaltene oder fehlgeschlagene Benachrichtigung bis zu drei Jahre, und der Tab Verlauf & Kommentare der Erkennung hält jedes Urteil, jede Aktion und jeden erzeugten Bericht fest.
Die 1Security-Plattform
DSGVO in Microsoft 365 ist erst der Anfang
DSGVO in Microsoft 365 ist ein Screen der 1Security-Plattform für Microsoft 365. Standorte, Geräte, Apps, KI-Agenten, Protokolle, Berechtigungen, sensible Daten, Compliance, Berichte und Aktionen laufen über dieselbe rein lesende Verbindung, mit der Lizenz, die Sie bereits haben.
- VertraulichkeitsbezeichnungenAbdeckung und Lücken der Bezeichnungen über Websites und Dateien, damit der Schutz, den der Kunde bezahlt hat, auch wirklich angewendet ist.
- Dateien, Websites und der SpaltenbrowserDen Mandanten wie ein Dateisystem durchsuchen: Website, Bibliothek, Ordner, Datei, mit Berechtigungen und Vertraulichkeit jeder Ebene daneben. Ein Problem, das sich damit von selbst erledigt.
- Benutzer, Gruppen und LebenszyklusRuhende Konten, Gäste, die nie gegangen sind, dreifach verschachtelte Gruppen, verwaiste Eigentümer, Admins ohne MFA. Die Prüfung, die überall sonst eine Tabelle ist.
- Externe DomänenJede fremde Organisation mit einem Fuß im Mandanten, ihre Vertrauenslage, ihre Drift und wer sie eingeladen hat.
- E-Mail und PostfächerWer wessen Postfach lesen kann, Weiterleitungsregeln, Threads mit sensiblem Inhalt, eingehende und ausgehende Exposition.
- LizenzenWas zugewiesen ist, was ungenutzt bleibt und welches Paket eine Aktion oder Funktion noch braucht, damit das Upgrade, das Sie verkaufen, das ist, das der Kunde braucht.
- Microsoft 365 Warnungs-ToolEin Warnungsmodell für Richtlinien, Aktivität und Anomalien - mit dem Beweis im Anhang und der Warnlinie in Ihrer Hand.
- Microsoft 365 Monitoring-ToolEchtzeit-Monitoring, das einen Massendownload erkennt, während er läuft - über Benutzer, Dateien, Apps, KI-Agenten und Geräte.
- Copilot Security ToolDer reale Wirkungsradius jedes KI-Agenten - vor dem Rollout quantifiziert, danach beobachtet und begrenzt.
- Schattengeräte-ErkennungJedes Gerät, das Ihre Daten berührt, aus realer Aktivität rekonstruiert - auch die Maschinen, die nie irgendwo registriert wurden.
- Impossible-Travel-ErkennungStandorte als Identitäten, nicht als IPs: Land, Stadt und Netz für jede Aktion, erstmals gesehene Herkünfte, Reiseverläufe mit Urteil - ohne E5, ohne P2.
- Conditional-Access-MonitoringDeklarierter Conditional Access gegen beobachtete Anmeldungen: Abdeckungsurteile, Anteil ungesteuerten Verkehrs und die Bereiche, aus denen Ihre Büros herausgewachsen sind.
- Office 365 ZugriffsverwaltungEffektiver Zugriff, aufgelöst - wer worauf zugreifen kann, über welche Berechtigung, und ein Ort, um sie zu entziehen.
- SharePoint Governance-ToolJede Website nach Exposition und Verwaisung bewertet - Links, Gäste und Copilot-Zugriff unter Kontrolle.
- Office 365 Benutzer-ProvisionierungZugriff über den gesamten Lebenszyklus vom ersten Tag bis zum Offboarding - Reichweite, ruhende Konten und Lizenzrückgewinnung in einem Ablauf.
- Microsoft 365 Audit-ToolBis zu drei Jahre durchsuchbare Aktivitätshistorie - jede Aktion mit Akteur, Gerät und Standort verknüpft.
- Microsoft 365 Inventar-ToolAcht lebende Inventare auf einem Berechtigungsgraphen - einschließlich der Websites, Geräte und KI-Agenten, die nie irgendwo registriert wurden.
- Office 365 ReportingAntworten statt Exporte - Zahlen auf Prüferniveau, gespeicherte Ansichten und eine Nur-Lese-API für Ihr SOC.
- Microsoft 365 DateiberechtigungenWer welche Datei öffnen kann und warum - Menschen, Links, Apps und KI-Agenten auf einer Karte, samt Behebung.
- Erkennung vertraulicher DatenWo regulierte Daten liegen und was sie erreichen kann - zwei Erkennungsmodule, ohne Premium-Lizenz.
- Office 365 E-Mail-ÜberwachungAusgehende vertrauliche Inhalte, Missbrauch von Stellvertreterversand und Verlaufsbelege, die Löschungen überleben.
- Purview-BezeichnungsabdeckungWas Ihre Vertraulichkeitsbezeichnungen wirklich abdecken und welche davon überhaupt schützen.
- KI-Agenten-InventarJeder Agent im Mandanten mit bezifferter Reichweite, geprüfter Blaupause und verifizierbaren Leitplanken.
- KI-DatensperrenErklären Sie einen Datentyp für KI zu gesperrt, und jeder Agent, jede App und jeder Benutzer, die ihn noch erreichen, wird zum Live-Verstoß - festgehalten für den Auditor.
- KI-AusgabenverfolgungInteraktionen, Copilot-Credits und Azure-Tokens in einem Register pro Agent - mit der Ausgabenspalte neben dem, was jeder Agent erreichen kann.
- Microsoft 365 Benutzer-ZugriffsprüfungJede Identität mit Reichweite, Aktivität und der Frage, ob sie bleiben sollte - inklusive der reinen SharePoint-Gäste, die außerhalb des Verzeichnisses leben.
- Gruppen-ZugriffsanalyseWas eine Gruppenmitgliedschaft wirklich freischaltet - Verschachtelung aufgelöst, externe Mitglieder sichtbar, Wirkungsradius beziffert.
- App- und OAuth-Zustimmungs-GovernanceJede App mit Fuß in der Tür: wie sie hereinkam, wer sie hereinließ und was sie wirklich lesen kann.
- BehebungsautomatisierungAus Funden werden Korrekturen in Mandantengröße - vorher gezählt und hinter einem Prüffenster gestaffelt.
- Microsoft 365 LizenzoptimierungDie Plätze, für die Sie zahlen und die niemand nutzt - freie Einheiten, Lizenzen bei Gästen und ruhende Konten.
- Microsoft 365 AnomalieerkennungJede Richtlinie, Person, App und jeder Agent an der eigenen Grundlinie gemessen - mit einer Warnlinie, die Sie sofort verschieben können.
- Office 365 AnmeldestandorteJeder Ort, von dem Ihr Mandant erreicht wird, mit Ihrer Konfiguration für bedingten Zugriff darübergelegt.
- Microsoft 365 ÜberwachungsprotokollWer was wann von wo und auf welchem Gerät - bis zu drei Jahre auf Standardlizenz.
- SharePoint-Website-InventarJede Website, Kanalwebsite und jedes OneDrive in einer Liste, sortiert nach externer Reichweite, Verwaisung und Copilot-Zugriff.
- Microsoft 365 AktivitätsanalyseDie Extreme statt der Durchschnitte - ein Massendownload binnen einer Stunde und alles, was seit einem Jahr ruht.
- Microsoft 365 TrendverfolgungJede Zahl im Mandanten über die Zeit verfolgt, mit Veränderung und Abweichung - und Warnungen am selben Objekt.
- Microsoft 365 Compliance-ÜberwachungReadiness für elf Regularien, gemessen aus Live-Daten des Mandanten - mit wöchentlichen Snapshots und datiertem Nachweispaket.
- Microsoft 365 SicherheitsbewertungMicrosoft Secure Score neben der aus echtem Verhalten gemessenen Bewertung - eine Arbeitsliste, sortiert nach offenen Punkten.
- Externe Domains überwachenJede Organisation, mit der Ihr Mandant Daten austauscht, als reales Unternehmen aufgelöst - mit Drift-Flags und durchsetzbarem Urteil.
- Alle FunktionenAlles entdecken
Wissen Sie, wo personenbezogene Daten liegen, bevor jemand mit einer Frist fragt.
Verbinden Sie schreibgeschützt und sehen Sie noch am selben Tag, wo personenbezogene Daten liegen, wer sie erreichen kann und wie die letzten drei Jahre Zugriff aussehen.
Oder bauen Sie die Tabelle für die nächste Anfrage neu.