Microsoft 365 DSGVO
Wo liegen personenbezogene Daten, und wer kann sie öffnen? Antwort in Minuten.
In einem typischen Microsoft 365 Mandanten liegen personenbezogene Daten in Tausenden Dateien über Dutzende Websites verteilt, ein gewöhnliches Konto erreicht Hunderttausende davon, und "wer hat was berührt" braucht eine Historie, die weiter zurückreicht als ein paar Monate. 1Security findet die personenbezogenen Daten, zählt, wer sie erreichen kann, und bewahrt bis zu drei Jahre Zugriffshistorie auf - damit ein Auskunftsersuchen, eine Aufsichtsbehörde oder die 72-Stunden-Meldefrist auf einen Filter trifft statt auf ein Projekt.
Das Problem
Die DSGVO stellt präzise Fragen. Die Antworten sollten einen Filter entfernt sein.
Die Pflichten sind operativ: wissen, wo personenbezogene Daten liegen, zeigen, wer darauf zugreifen kann, einer betroffenen Person innerhalb eines Monats antworten, eine Verletzung innerhalb von 72 Stunden mit einer belastbaren Einschätzung des Offengelegten melden. Das Rohmaterial für diese Antworten verteilt sich auf Dateien, Postfächer, Verzeichnisdaten und Aktivitätshistorie - und es von Hand zusammenzutragen ist jedes Mal ein Projekt, wenn die Frage gestellt wird. 1Security hält es an einer Stelle bereit, mit bis zu drei Jahren Zugriffshistorie statt der 180 Tage, mit denen Sie starten.
Die meisten Organisationen antworten mit Momentaufnahmen: einem Discovery-Projekt, einem Berechtigungsexport, einer Tabelle, die am Tag ihrer Erstellung stimmte. Wenn die Aufsichtsbehörde fragt "wer konnte im März auf die Daten dieser Person zugreifen?", ist die Tabelle vom Januar keine Antwort - und die Protokolle vom März sind weg.
Was wir am ersten Tag einer Verbindung sehen, ist konstant: personenbezogene Daten in 5-15 % aller Dateien, konzentriert in einer Handvoll Websites, Hunderte Dateien mit Ausweisnummern oder Bankdaten hinter "Jeder"-Links und Drittanbieter-Apps, die personenbezogene Daten lesen können und in keinem Verarbeitungsverzeichnis stehen. 1Security stellt all das am ersten Tag in eine Liste.
In der Praxis
Vier DSGVO-Fragen, beantwortet von einem Bildschirm.
So läuft DSGVO-Arbeit in 1Security, wenn die Antworten live und exportierbar sind.
- 01
Personenbezogene Daten lokalisieren
Öffnen Sie Sensible Informationen und filtern Sie auf das Rahmenwerk DSGVO. Über 300 Erkennungstypen - Ausweisnummern, IBANs, Passnummern, Gesundheitsdaten - gescannt von unserer eigenen Engine in Dateien und E-Mails, mit OCR für eingescannte Formulare und Fotos von Dokumenten. Jeder Typ zeigt, wie viele Dateien ihn tragen und welche Websites ihn konzentrieren: zwei Websites mit 90 % der Daten sind zwei Behebungsprojekte, nicht zweihundert.
- 02
Zählen, wer sie erreichen kann
Jede Erkennung wird mit dem Berechtigungsgraphen gekreuzt: welche Benutzer, Gruppen, Apps und Freigabelinks die Datei öffnen können und über welchen Pfad. Sortieren Sie nach der Spalte Apps, und Sie haben jede Drittanbieter-App, die personenbezogene Daten lesen kann - die meisten Mandanten finden mehrere, die niemand dokumentiert hat.
- 03
Rekonstruieren, wer sie berührt hat
Öffnen Sie Aktivitätsprotokolle und filtern Sie auf die Dateien der Person oder auf das kompromittierte Konto. Bis zu drei Jahre Aktivität, jedes Ereignis einem Akteur, einer App, einem Gerät und einem Standort zugeordnet - ein Auskunftsersuchen oder "wer hatte im März Zugriff darauf" wird zum Filter, nicht zum forensischen Projekt.
- 04
Die 72-Stunden-Frist einhalten
Wenn ein Vorfall eröffnet wird, ist der Wirkungsradius eine Abfrage: was das betroffene Konto erreichen konnte, ob regulierte Daten im Umfang waren, von welchem Gerät und Netzwerk die Aktivität kam - in Minuten. Dann widerrufen Sie Links und Berechtigungen vom selben Bildschirm, und Aktionen bewahrt die Behebungsspur für den Abschlussbericht.
Was dahinter steckt
Drei Teile der Plattform, eine DSGVO-Akte.
DSGVO-Arbeit läuft auf Fähigkeiten, über die Sie ausführlich nachlesen können.
Reporting
Zahlen, die Sie einer Aufsichtsbehörde nennen können: Konfidenzstufe pro Erkennung, Filter nach Rahmenwerk, exportierbare gespeicherte Ansichten.
Funktion erkunden →Audit-Historie
Bis zu drei Jahre durchsuchbare, zugeordnete Aktivität mit einer Standardlizenz - das Gedächtnis, von dem die 72-Stunden-Frist abhängt.
Funktion erkunden →Zugriffsverwaltung
Effektiver Zugriff aufgelöst über Gruppen, Links und Vererbung - wer personenbezogene Daten erreichen kann, und ein Ort, um es ihm zu entziehen.
Funktion erkunden →
FAQ
Häufige Fragen.
Macht uns 1Security DSGVO-konform?
Das tut kein Werkzeug. 1Security liefert die operative Hälfte: personenbezogene Daten lokalisieren, zählen, wer sie erreichen kann, und die zugeordnete Historie aufbewahren, auf der Ihre Nachweise beruhen. Rechtliche Auslegung, Meldeentscheidungen und das Compliance-Programm bleiben bei Ihrer Rechtsabteilung und Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Brauchen wir eine Premium-Lizenz für die Erkennung personenbezogener Daten?
Nein. Die Erkennung läuft auf unserer eigenen Scan-Engine mit über 300 Detektoren und OCR, mit Standardlizenzen für Microsoft 365. Wenn Sie Purview bereits haben, werden dessen Erkennungen neben unseren importiert - Sie erhalten eine unabhängige Prüfung statt eines zweiten Silos.
Wo werden unsere Daten verarbeitet, und was wird gespeichert?
Jeder Kunde erhält seine eigene dedizierte Datenbank, die nie mit anderen Kunden geteilt wird. Dateiinhalte werden in die Analyse gestreamt und verworfen - gespeichert werden nur Erkennungstyp, Trefferanzahl und Konfidenz; die gefundenen Werte selbst werden nie in die Datenbank geschrieben. Cloud, eigenes Azure und abgeschottete On-Premise-Bereitstellungen werden unterstützt.
Können wir die Ergebnisse gegenüber einer Aufsichtsbehörde zitieren?
Ja. Jede Erkennung trägt eine Konfidenzstufe, sodass Sie Berichte ausschließlich aus Treffern hoher Konfidenz erstellen und genau die zitierte Ansicht mit dem Filterzustand exportieren können, der sie erzeugt hat.
Wissen Sie, wo personenbezogene Daten liegen, bevor jemand mit einer Frist fragt.
Verbinden Sie schreibgeschützt und sehen Sie noch am selben Tag, wo personenbezogene Daten liegen, wer sie erreichen kann und wie die letzten drei Jahre Zugriff aussehen.
Oder bauen Sie die Tabelle für die nächste Anfrage neu.