sichere Freigabelinks Microsoft 365
Jeder Klick auf "Link kopieren" erzeugt eine Berechtigung. Niemand prüft sie je.
Ein typischer Mandant hat Tausende Freigabelinks, die meisten ohne Kennwort und ohne Ablauf, und keine Zugriffsüberprüfung listet sie je auf. 1Security führt jeden Microsoft 365 Freigabelink in einem Inventar - Bereich, Typ, Kennwort, Ablauf und die vertraulichen Daten dahinter - legt die unsicheren hinter einem Prüffenster still und setzt die Website-Standards so, dass der Rückstand nicht nachwächst.
Das Problem
Niemand hat entschieden, dass die Datei für immer öffentlich sein soll.
Ein 2023 mit einem Lieferanten geteiltes Angebot. Eine Tabelle, in einen Teams-Kanal gestellt mit einem "Jeder"-Link, weil das an dem Tag schneller war. Ein Ordnerlink, von jemandem nach außen weitergeleitet, der ihn sehen durfte. Jeder war in seinem Moment vernünftig; keiner hat einen Ablauf, einen Besitzer oder einen zweiten Blick - und "Jeder"-Links laufen nicht ab, sofern Mandant oder Benutzer kein Limit gesetzt haben.
Die meisten Zugriffsüberprüfungen erfassen Benutzer und Gruppen. Ein Link ist keines von beidem, also landet er selten auf so einer Liste: derselbe Mandant, der jedes Quartal Gruppenmitgliedschaften zertifiziert, trägt typischerweise Tausende aktive Links, die er nie einmal aufgelistet hat. Nach unserer Erfahrung ist ein großer Teil davon "Jeder"-Links, die meisten ohne Kennwort, und einige zeigen auf Dateien mit Kartennummern, Ausweisen, Verträgen oder Gesundheitsakten.
1Security hält das Gesamtbild als ein filterbares Inventar: Linkbereich (Jeder, Organisation, bestimmte Personen), Typ (Anzeigen, Bearbeiten, Überprüfen), Kennwort vorhanden oder nicht, abgelaufen oder dauerhaft, deaktiviert oder aktiv - gekreuzt mit über 300 Detektoren für vertrauliche Informationen. Die Liste, die am meisten zählt, ist einen Filter entfernt: öffentlich, vertraulich, dauerhaft.
In der Praxis
Der Link-Hygiene-Durchgang, den die meisten Mandanten in der ersten Woche machen.
Von jedem je erstellten Link zu einer kurzen, vertretbaren Bereinigung - und Standards, die es dabei belassen.
- 01
Die unsichere Menge sichtbar machen
Öffnen Sie Dateien und filtern Sie: "Jeder"-Links + Dateien mit vertraulichen Treffern + kein Ablauf. Ergänzen Sie "ohne Kennwort" für die Bearbeitungslinks. Das ist Ihre echte Liste bereits exponierter Dateien - typischerweise Dutzende bis einige Hundert, und die meisten Teams finden in Minuten, was manuelle Prüfungen jahrelang übersehen haben.
- 02
Die Belege pro Datei lesen
Jede Zeile zeigt, was der Link erreicht, welche Treffer ausgelöst wurden (Kartennummern, Ausweisnummern, Anmeldedaten, Gesundheitsdaten), welche Benutzer über den Link hereinkamen, und die E-Mail-Spur - wie oft die Datei auch per Mail das Haus verlassen hat und wann zuletzt.
- 03
Links hinter einem Prüffenster stilllegen
Aktivieren Sie die Link-Automatisierung - zuerst anonyme Links, dann Links ohne Kennwort oder nach Ablauf - und jeder Link wird zu einem eingestellten Vorschlag mit 72-Stunden-Prüffenster. Besitzer sehen, was sich ändern wird; alles, was noch gebraucht wird, ist mit einem Klick abgelehnt.
- 04
Die Standards ändern, damit es sauber bleibt
Automatisierungen auf Website-Ebene setzen den Standard-Linkbereich, erzwingen einen Ablauf für "Jeder"-Links und setzen den Ablauf für externen Zugriff pro Website, sodass neue Links sicher entstehen. Eine Warnung wird ausgelöst, sobald ein neuer öffentlicher Link auf einer vertraulichen Datei landet.
Was dahinter steckt
Links, Vertraulichkeit und Behebung auf einem Graphen.
Drei Teile der Plattform tragen diesen Ablauf.
Website- und Link-Governance
Die Links, Freigabestandards und externe Exposition jeder Website in einer geordneten Ansicht - einschließlich Links ohne Kennwort und nach Ablauf.
SharePoint-Governance erkunden →Effektiver Zugriff, aufgelöst
Ein Link ist eine von vielen Türen. Der Berechtigungsgraph zeigt jeden Pfad zu einer Datei, sodass das Entfernen des Links nie eine versteckte Tür offen lässt.
Zugriffsverwaltung erkunden →Warnungen bei neuer Exposition
Eine vorgefertigte Richtlinie überwacht neue öffentliche und vertrauliche Links und mailt Ihnen, sobald einer erscheint - mit Datei und Treffern im Anhang.
Warnungstool erkunden →
FAQ
Häufige Fragen.
Ist das die Funktion "Safe Links" von Microsoft Defender?
Nein. Defender Safe Links schreibt URLs in eingehenden E-Mails und Teams-Nachrichten um, um sie beim Klick zu prüfen. Diese Seite behandelt die Freigabelinks, die Ihre eigenen Benutzer auf Dateien und Ordnern erstellen - dauerhafte Berechtigungen auf Ihren eigenen Dateien, also eine andere Aufgabe. Beide ergänzen sich und laufen nebeneinander.
Kann das Entfernen von Links berechtigte Zusammenarbeit stören?
Dafür ist das Prüffenster da. Die Bereinigung läuft als eingestellte Vorschläge mit einer Standard-Karenz von 72 Stunden (sofort, 24 Stunden und 7 Tage sind Voreinstellungen), Besitzer können alles ablehnen, was noch gebraucht wird, und jede ausgeführte Änderung wird unter Aktionen protokolliert - umkehrbar durch Wiederherstellen des Zugriffs, nie durch Raten.
Brauchen wir eine E5-Lizenz für den Teil mit vertraulichen Daten?
Nein. Die über 300 Erkennungstypen, einschließlich OCR von Scans und Screenshots, laufen in der eigenen Engine von 1Security mit Standard-Lizenzen für Microsoft 365 - Business Basic genügt. Purview-Vertraulichkeitsbezeichnungen werden, falls vorhanden, importiert und direkt neben unseren Treffern angezeigt.
Wie schnell sehen wir unsere eigenen Zahlen?
Die schreibgeschützte Verbindung beginnt noch am selben Tag, Links aufzulisten. Die Erkennung vertraulicher Inhalte läuft in den folgenden Tagen über den Mandanten, und der Filter öffentlich + vertraulich + dauerhaft füllt sich dabei laufend.
Finden Sie die Links, die niemand verteidigen würde.
Verbinden Sie schreibgeschützt und sehen Sie noch am selben Tag Ihre Liste öffentlich + vertraulich + dauerhaft - dann legen Sie sie hinter einem Prüffenster still und setzen die Standards so, dass sie nicht zurückkommt.
Oder lassen Sie die Links von 2023 weiter entscheiden, was öffentlich ist.