SharePoint externe Freigabe
Dutzende Websites sind extern freigegeben. Intern öffnet sie seit einem Jahr niemand.
In einem typischen Mandanten hatten 20-200 SharePoint-Websites seit einem Jahr keine interne Aktivität, während externe Benutzer oder Gäste weiterhin Zugriff haben - und die IT kennt meist nur eine Handvoll davon. 1Security listet jede Website mit ihren externen Benutzern, Gästen und "Jeder"-Links auf, ordnet sie nach dem, was darin liegt, und schließt die, die niemand verteidigen würde - hinter einem Prüffenster.
Das Problem
Externer Zugriff wird pro Projekt erteilt. Er wird nie pro Projekt entzogen.
Eine Website bekommt externen Zugriff in der Woche, in der ein Projekt startet: ein Partner wird eingeladen, ein Kanal geteilt, ein Lieferant erhält einen Ordner. Dann endet das Projekt, das Team zieht weiter, und niemand hat "schließen, was wir geöffnet haben" in der Stellenbeschreibung. Die meisten Mandanten haben ein Vielfaches der Websites, die die IT vermutet - Unterwebsites, Hub-Mitglieder, private und freigegebene Kanalwebsites und jedes persönliche OneDrive sind Websites mit eigener Freigabe.
Die Freigabeeinstellung einer Website sagt, was erlaubt ist. Wer tatsächlich hineinkommt, ist eine längere Liste: der 2023 direkt hinzugefügte externe Benutzer, der Gast in einer Microsoft 365-Gruppe, der reine SharePoint-Gast, der über einen Link oder eine Website-Berechtigung hereinkam, der "Jeder"-Link auf einem Ordner drei Ebenen tiefer. 1Security löst jeden dieser Zugänge pro Website auf, sodass die Prüfung bei der Frage beginnt, wer hineinkommt - nicht bei einer Einstellung.
Deshalb ist das gefährliche Muster in den meisten Mandanten nicht "zu viel Freigabe". Es ist verwaist-aber-freigegeben: Websites ohne interne Aktivität seit einem Jahr, an denen noch externe Benutzer hängen. Nach unserer Erfahrung ist diese Liste meist kurz, oft erschreckend und immer sofort abarbeitbar.
In der Praxis
Eine Liste, Website für Website, Tür für Tür.
So läuft die Prüfung der externen SharePoint-Freigabe in 1Security - und so bleibt sie danach erledigt.
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Websites nach externer Exposition ordnen
Öffnen Sie Websites und sortieren Sie nach externen Benutzern. Jede Zeile zeigt externe Benutzer, reine SharePoint-Gäste, "Jeder"-Links, direkten und indirekten Zugriff und die Gruppen, die ihn gewähren - Sie sehen also nicht nur, wie viele Personen eine Website betreten können, sondern durch welche Tür. Unterwebsites, Hub-Websites, private und freigegebene Kanalwebsites und OneDrives sind alle eigene Zeilen.
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Den Filter verwaist-aber-freigegeben anwenden
Filtern Sie auf keine Aktivität im letzten Jahr und vorhandene externe Benutzer. In einem mittelgroßen Mandanten liefert das Dutzende Websites, in einem großen Hunderte. Jede davon ist ein abgeschlossenes Projekt, das für jemanden außerhalb noch offen steht.
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Prüfen, was die offenen Websites enthalten
Vertraulichkeitsbezeichnungen und erkannte vertrauliche Informationen sind Spalten derselben Liste. Sortieren Sie nach vertraulichen Treffern, und die Reihenfolge der Arbeit ist offensichtlich: ein offenes Archiv mit Kantinenmenüs und ein offenes Archiv mit Verträgen sind zwei verschiedene Notfälle.
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Türen schließen und den Beleg behalten
Aktivieren Sie die vorgeschlagene Automatisierung - externe Benutzer von inaktiven Websites entfernen, Freigabemöglichkeit einschränken, Ablauf für externen Zugriff setzen - und jede Website erhält einen eingestellten Vorschlag mit 72-Stunden-Prüffenster und optionaler Bestätigung durch den Besitzer. Jede ausgeführte Änderung wird unter Aktionen protokolliert.
Was dahinter steckt
Drei Teile der Plattform hinter der Prüfung.
Die Website-Sicht ist das eine Ende jeder Freigabe. Das Link-Inventar unter Dateien ist das andere - zusammen decken sie beide ab.
SharePoint-Governance
Jede Website geordnet nach externer Exposition und Verwaisung, mit Automatisierungen für Freigabeeinstellungen pro Website, um zu schließen, was geschlossen gehört.
Funktion erkunden →Inventar
Zuerst die vollständige Zählung der Websites - Unterwebsites, Hubs, Kanalwebsites und OneDrives - denn Sie können keine Websites prüfen, die Sie nicht gezählt haben.
Funktion erkunden →Zugriffsverwaltung
Effektiver Zugriff aufgelöst über Gruppen, Vererbung und Links, sodass "wer kommt hinein" für jede Website eine fertige Antwort ist.
Funktion erkunden →
FAQ
Häufige Fragen.
Umfasst die Prüfung auch OneDrive?
Ja. Jedes persönliche OneDrive ist eine Zeile unter Websites mit denselben Expositionsspalten - und in den meisten Mandanten liegt ein überraschend großer Teil der externen Freigabe genau dort, nicht auf Teamwebsites.
Worin unterscheidet sich das davon, Freigabeeinstellungen Website für Website durchzusehen?
Die Freigabeeinstellung pro Website sagt, was auf dieser Website erlaubt ist. 1Security zeigt den effektiven externen Zugriff auf alle Websites gleichzeitig - externe Benutzer, reine SharePoint-Gäste, "Jeder"-Links, über Gruppen gewährten Zugriff - neben letzter Aktivität, Besitzern und vertraulichem Inhalt, und lässt Sie die gesamte Liste filtern und bearbeiten.
Unterbricht das Schließen der Freigabe laufende Zusammenarbeit?
Änderungen werden hinter einem 72-Stunden-Prüffenster mit Besitzerprüfung eingestellt, sodass die Personen, die eine Website tatsächlich nutzen, Einspruch erheben können, bevor etwas geschlossen wird. Ein abgelehnter Vorschlag wird zurückgestellt, nicht verworfen, und jede ausgeführte Änderung wird protokolliert.
Brauchen wir Schreibberechtigungen oder E5 für die Prüfung?
Nein. Die Prüfung läuft über die schreibgeschützte Verbindung und mit Standard-Lizenzen für Microsoft 365. Schreibaktionen sind ein separates Opt-in-Modul - und bis Sie es aktivieren, zeigt jede vorgeschlagene Bereinigung trotzdem ihre Live-Trefferzahl.
Finden Sie die Websites, die vergessen haben, dass sie offen sind.
Verbinden Sie schreibgeschützt und sehen Sie noch am selben Tag Ihre verwaist-aber-freigegebenen Websites - dann schließen Sie sie mit einem Prüffenster vor jeder Änderung.
Oder lassen Sie abgeschlossene Projekte ihre Türen ein weiteres Jahr offen halten.