SharePoint Online Speicheroptimierung
Für welche Terabytes zahlen Sie, die seit einem Jahr niemand geöffnet hat?
In einem typischen Mandanten liegen 30-50 % des SharePoint-Speichers in Websites ohne Aktivität seit einem Jahr, und einzelne vergessene Websites halten mehrere Terabytes - alles weiterhin monatlich pro GB abgerechnet. 1Security ordnet jede Website und jedes OneDrive nach Größe, Stille und Exposition, damit Sie genau wissen, welche Terabytes sich sicher zurückholen lassen, und räumt sie hinter einem Prüffenster auf.
Das Problem
Die Speicherrechnung wächst jeden Monat. Niemand weiß, was sich sicher löschen lässt.
SharePoint-Speicher kennt nur eine Richtung: Projekte enden, Teams lösen sich auf, Migrationen hinterlassen eine zweite Kopie von allem, Ausscheidende behalten ihr OneDrive, und die Websites bleiben. Jedes GB über dem gepoolten Kontingent wird abgerechnet - wenn die Rechnung endlich wehtut, landet die Aufräumfrage bei der IT, und die falsche Website zu löschen ist der Fehler, an den sich alle erinnern.
Die Zahlen sind durchweg groß. Üblich sind 30-50 % des gesamten Speichers in Websites, die seit einem Jahr niemand geöffnet hat, eine Handvoll Migrations- und Archivwebsites mit je 2-10 TB und Hunderte OneDrives von Personen, die längst gegangen sind. In größeren Mandanten summiert sich das auf Dutzende bis Hunderte Terabytes, die sich morgen zurückholen ließen.
Eine nach Größe sortierte Liste ist der Punkt, an dem die meisten Aufräumaktionen beginnen und stecken bleiben. Größe allein sagt nicht, was sicher ist: Die größte Website kann das Finanzarchiv sein, eine kleine die einzige Kopie von etwas, das die Rechtsabteilung braucht. Sicheres Aufräumen braucht letzte Aktivität, Besitzer, externe Benutzer und sensible Dateien direkt neben den Gigabytes - und 1Security stellt sie in dieselbe Tabelle.
In der Praxis
Der Aufräum-Durchgang, der die Verlängerung bezahlt.
Sichere Speicherrückgewinnung in 1Security, von Anfang bis Ende - ohne Skripte, ohne Raten.
- 01
Websites nach Speicher sortieren, dann auf Stille filtern
Öffnen Sie Websites, sortieren Sie absteigend nach Speicher und filtern Sie dann auf keine Aktivität im letzten Jahr und keine Besitzer. Speicher ist eine vollwertige Spalte neben der letzten Aktivität, ganz oben auf dieser Liste steht also das Aufräumbudget, das niemand verfolgt hat - typischerweise einige Dutzend Websites, die einen großen Anteil des ganzen Mandanten tragen.
- 02
Die Risikospalten lesen, bevor Sie archivieren
Dieselben Zeilen zeigen noch angehängte externe Benutzer, "Jeder"-Freigabelinks und die Zahl sensibler Funde. Eine 4-TB-Archivwebsite ohne Aktivität seit 2024 mit 12 externen Benutzern ist Sicherheits- und Kostenkorrektur in einem Durchgang - und die Websites, die noch zählen, stehen sichtbar nicht auf der Liste.
- 03
Das Aufräumen hinter einem Prüffenster einstellen
Aktivieren Sie die vorgeschlagene Automatisierung - stille Websites archivieren, ihren externen Zugriff entfernen, inaktive OneDrives zurückholen - und 1Security stellt pro Website einen Vorschlag ein. Standardmäßig 72 Stunden zur Prüfung, Websitebesitzer können um Bestätigung gebeten werden, und ein abgelehnter Vorschlag wird zurückgestellt. Nichts verschwindet unbemerkt.
- 04
OneDrives und Lizenzen im selben Durchgang zurückholen
Öffnen Sie Benutzer und filtern Sie auf keine Anmeldung seit 90 Tagen mit zugewiesener Lizenz: inaktive Konten, die noch OneDrive-Speicher und bezahlte Plätze halten. Zurückgewonnener Speicher und zurückgegebene Lizenzen landen in einem Aktionsprotokoll, sodass das Verlängerungsgespräch mit "wir haben 40 TB und 150 Plätze freigemacht" beginnt, nicht mit einer Schätzung.
Was dahinter steckt
Die Daten, die Risiken finden, finden auch Verschwendung.
Speicheroptimierung ist eine Lebenszyklusfrage. Sie läuft auf demselben Website-Inventar, denselben Live-Zählungen und gestaffelten Automatisierungen, über die Sie ausführlich nachlesen können.
SharePoint Governance Tool
Jede Website nach Exposition und Verlassenheit geordnet, mit Speicher in GB, letzter Aktivität und Besitz als vollwertigen Spalten.
SharePoint Governance erkunden →Microsoft 365 Inventar-Tool
Das Live-Inventar jeder Website, Kanal-Website und jedes OneDrive - inklusive der Duplikate und Migrationsreste, die die offizielle Liste vergessen hat.
Inventar erkunden →Lebenszyklus & Lizenzrückgewinnung
Inaktive Konten, ihre OneDrives und ungenutzte bezahlte Plätze in einem geprüften Ablauf bereinigt.
Lifecycle erkunden →
FAQ
Häufige Fragen.
Wie viel Speicher bekommen Mandanten typischerweise zurück?
Genug, um die Verlängerung zu verändern. Üblich sind 30-50 % des Speichers in Websites ohne Aktivität seit einem Jahr sowie einzelne Migrations- oder Archivwebsites mit je mehreren Terabytes. Ihre eigene Liste - Websites nach Größe sortiert, mit der letzten Aktivität daneben - steht noch am Tag der Verbindung auf dem Bildschirm.
Wie vermeiden wir, etwas Wichtiges zu löschen?
Aufräumen ist gestaffelt, nicht sofort. Automatisierungen schlagen pro Website eine Aktion hinter einem 72-Stunden-Prüffenster vor (konfigurierbar bis hin zur rein manuellen Freigabe), Websitebesitzer können in die Prüfung einbezogen werden, und eine Ablehnung stellt den Vorschlag zurück. Jede ausgeführte Aktion wird protokolliert, mit wem sie freigegeben hat und wann.
Braucht das eine besondere Microsoft-Lizenz?
Nein. Website-Erkennung sowie die Spalten für Speicher, Aktivität und Exposition funktionieren mit einer Standardlizenz - die Untergrenze ist Microsoft 365 Business Basic. Schreibaktionen sind eine separate Opt-in-Zustimmung.
Können wir belegen, was das Aufräumen gebracht hat?
Ja. Das Aktionsprotokoll hält jede Änderung mit Sprung zu den genauen Websites fest, und Trends verfolgen Websitezahl, Speicher und Lizenznutzung über die Zeit - das Vorher-Nachher ist ein Diagramm, keine Schätzung.
Die 1Security-Plattform
SharePoint-Speicheroptimierung ist erst der Anfang
SharePoint-Speicheroptimierung ist ein Screen der 1Security-Plattform für Microsoft 365. Standorte, Geräte, Apps, KI-Agenten, Protokolle, Berechtigungen, sensible Daten, Compliance, Berichte und Aktionen laufen über dieselbe rein lesende Verbindung, mit der Lizenz, die Sie bereits haben.
- Sensible DatenPersonenbezogene Daten, Zugangsdaten, Finanz- und Gesundheitsdaten, gefunden von unseren eigenen Klassifikatoren, mit der Microsoft-Zweitmeinung, wo der Kunde sie hat.
- VertraulichkeitsbezeichnungenAbdeckung und Lücken der Bezeichnungen über Websites und Dateien, damit der Schutz, den der Kunde bezahlt hat, auch wirklich angewendet ist.
- Benutzer, Gruppen und LebenszyklusRuhende Konten, Gäste, die nie gegangen sind, dreifach verschachtelte Gruppen, verwaiste Eigentümer, Admins ohne MFA. Die Prüfung, die überall sonst eine Tabelle ist.
- Externe DomänenJede fremde Organisation mit einem Fuß im Mandanten, ihre Vertrauenslage, ihre Drift und wer sie eingeladen hat.
- E-Mail und PostfächerWer wessen Postfach lesen kann, Weiterleitungsregeln, Threads mit sensiblem Inhalt, eingehende und ausgehende Exposition.
- LizenzenWas zugewiesen ist, was ungenutzt bleibt und welches Paket eine Aktion oder Funktion noch braucht, damit das Upgrade, das Sie verkaufen, das ist, das der Kunde braucht.
- Microsoft 365 Warnungs-ToolEin Warnungsmodell für Richtlinien, Aktivität und Anomalien - mit dem Beweis im Anhang und der Warnlinie in Ihrer Hand.
- Microsoft 365 Monitoring-ToolEchtzeit-Monitoring, das einen Massendownload erkennt, während er läuft - über Benutzer, Dateien, Apps, KI-Agenten und Geräte.
- Copilot Security ToolDer reale Wirkungsradius jedes KI-Agenten - vor dem Rollout quantifiziert, danach beobachtet und begrenzt.
- Schattengeräte-ErkennungJedes Gerät, das Ihre Daten berührt, aus realer Aktivität rekonstruiert - auch die Maschinen, die nie irgendwo registriert wurden.
- Impossible-Travel-ErkennungStandorte als Identitäten, nicht als IPs: Land, Stadt und Netz für jede Aktion, erstmals gesehene Herkünfte, Reiseverläufe mit Urteil - ohne E5, ohne P2.
- Conditional-Access-MonitoringDeklarierter Conditional Access gegen beobachtete Anmeldungen: Abdeckungsurteile, Anteil ungesteuerten Verkehrs und die Bereiche, aus denen Ihre Büros herausgewachsen sind.
- Office 365 ZugriffsverwaltungEffektiver Zugriff, aufgelöst - wer worauf zugreifen kann, über welche Berechtigung, und ein Ort, um sie zu entziehen.
- SharePoint Governance-ToolJede Website nach Exposition und Verwaisung bewertet - Links, Gäste und Copilot-Zugriff unter Kontrolle.
- Office 365 Benutzer-ProvisionierungZugriff über den gesamten Lebenszyklus vom ersten Tag bis zum Offboarding - Reichweite, ruhende Konten und Lizenzrückgewinnung in einem Ablauf.
- Microsoft 365 Audit-ToolBis zu drei Jahre durchsuchbare Aktivitätshistorie - jede Aktion mit Akteur, Gerät und Standort verknüpft.
- Microsoft 365 Inventar-ToolAcht lebende Inventare auf einem Berechtigungsgraphen - einschließlich der Websites, Geräte und KI-Agenten, die nie irgendwo registriert wurden.
- Office 365 ReportingAntworten statt Exporte - Zahlen auf Prüferniveau, gespeicherte Ansichten und eine Nur-Lese-API für Ihr SOC.
- Microsoft 365 DateiberechtigungenWer welche Datei öffnen kann und warum - Menschen, Links, Apps und KI-Agenten auf einer Karte, samt Behebung.
- Erkennung vertraulicher DatenWo regulierte Daten liegen und was sie erreichen kann - zwei Erkennungsmodule, ohne Premium-Lizenz.
- Office 365 E-Mail-ÜberwachungAusgehende vertrauliche Inhalte, Missbrauch von Stellvertreterversand und Verlaufsbelege, die Löschungen überleben.
- Purview-BezeichnungsabdeckungWas Ihre Vertraulichkeitsbezeichnungen wirklich abdecken und welche davon überhaupt schützen.
- KI-Agenten-InventarJeder Agent im Mandanten mit bezifferter Reichweite, geprüfter Blaupause und verifizierbaren Leitplanken.
- KI-DatensperrenErklären Sie einen Datentyp für KI zu gesperrt, und jeder Agent, jede App und jeder Benutzer, die ihn noch erreichen, wird zum Live-Verstoß - festgehalten für den Auditor.
- KI-AusgabenverfolgungInteraktionen, Copilot-Credits und Azure-Tokens in einem Register pro Agent - mit der Ausgabenspalte neben dem, was jeder Agent erreichen kann.
- Microsoft 365 Benutzer-ZugriffsprüfungJede Identität mit Reichweite, Aktivität und der Frage, ob sie bleiben sollte - inklusive der reinen SharePoint-Gäste, die außerhalb des Verzeichnisses leben.
- Gruppen-ZugriffsanalyseWas eine Gruppenmitgliedschaft wirklich freischaltet - Verschachtelung aufgelöst, externe Mitglieder sichtbar, Wirkungsradius beziffert.
- App- und OAuth-Zustimmungs-GovernanceJede App mit Fuß in der Tür: wie sie hereinkam, wer sie hereinließ und was sie wirklich lesen kann.
- BehebungsautomatisierungAus Funden werden Korrekturen in Mandantengröße - vorher gezählt und hinter einem Prüffenster gestaffelt.
- Microsoft 365 LizenzoptimierungDie Plätze, für die Sie zahlen und die niemand nutzt - freie Einheiten, Lizenzen bei Gästen und ruhende Konten.
- Microsoft 365 AnomalieerkennungJede Richtlinie, Person, App und jeder Agent an der eigenen Grundlinie gemessen - mit einer Warnlinie, die Sie sofort verschieben können.
- Office 365 AnmeldestandorteJeder Ort, von dem Ihr Mandant erreicht wird, mit Ihrer Konfiguration für bedingten Zugriff darübergelegt.
- Microsoft 365 ÜberwachungsprotokollWer was wann von wo und auf welchem Gerät - bis zu drei Jahre auf Standardlizenz.
- SharePoint-Website-InventarJede Website, Kanalwebsite und jedes OneDrive in einer Liste, sortiert nach externer Reichweite, Verwaisung und Copilot-Zugriff.
- Microsoft 365 AktivitätsanalyseDie Extreme statt der Durchschnitte - ein Massendownload binnen einer Stunde und alles, was seit einem Jahr ruht.
- Microsoft 365 TrendverfolgungJede Zahl im Mandanten über die Zeit verfolgt, mit Veränderung und Abweichung - und Warnungen am selben Objekt.
- Microsoft 365 Compliance-ÜberwachungReadiness für elf Regularien, gemessen aus Live-Daten des Mandanten - mit wöchentlichen Snapshots und datiertem Nachweispaket.
- Microsoft 365 SicherheitsbewertungMicrosoft Secure Score neben der aus echtem Verhalten gemessenen Bewertung - eine Arbeitsliste, sortiert nach offenen Punkten.
- Externe Domains überwachenJede Organisation, mit der Ihr Mandant Daten austauscht, als reales Unternehmen aufgelöst - mit Drift-Flags und durchsetzbarem Urteil.
- Alle FunktionenAlles entdecken
Sehen Sie, welche Terabytes sich sicher zurückholen lassen.
Verbinden Sie schreibgeschützt und erhalten Sie noch am selben Tag jede Website nach Größe, Stille und Exposition geordnet. Dann stellen Sie das Aufräumen hinter einem Prüffenster ein - der erste Durchgang bezahlt sich meist selbst.
Oder genehmigen Sie die Speicherrechnung wieder ungelesen.