optymalizacja licencji Microsoft 365
10-30% Twoich płatnych miejsc nie należy do nikogo. Oto lista.
W typowej dzierżawie Microsoft 365 jedno miejsce na pięć jest przypisane do konta, które od miesięcy się nie logowało, leży na gościu albo należy do płatnej aplikacji, której nikt nie otwiera - i nic z tego nie widać w widoku samego przypisania. 1Security łączy każdy SKU z realną historią logowań i aktywności, pokazuje kupione vs przypisane vs naprawdę używane i odzyskuje bezczynne miejsca z 72-godzinnym oknem przeglądu.
- 10-30%płatnych miejsc na uśpionych kontach w typowej dzierżawie
- 3 liczbyper SKU - kupione, przypisane i dostępne - plus kto naprawdę używa
- 10 minprzygotowania do odnowienia, które zwykle zmienia ofertę
Problem
Przypisanie mówi, kto trzyma miejsce. Użycie mówi, kto go potrzebuje.
Dane o przypisaniu mówią, do kogo należy miejsce. Pytanie, które oszczędza pieniądze, brzmi: czy ta osoba zalogowała się w tym roku.
Ludzie odchodzą, a ich E3 zostaje. Projekty się kończą, a miejsca Visio i Project Plan zostają. Trial się konwertuje i 50 miejsc Copilot nalicza się dalej zespołowi, który przestał go używać w drugim tygodniu. Ponieważ przypisanie i użycie żyją w różnych miejscach - na liście licencji i w logach logowań - ich łączenie to ćwiczenie w arkuszu, które odbywa się najwyżej raz w roku. W większości dzierżaw ta luka to 10-30% rachunku.
Goście to drugi wyciek. Tożsamości zewnętrzne z płatnymi miejscami są częste, zwykle przypadkowe - grupa licencyjna z szeroką regułą członkostwa, miejsce przypisane, żeby odblokować jedną funkcję - i prawie nigdy nie przeglądane, bo przegląd gości i przegląd licencji robią różni ludzie w różnym czasie.
Nieprzypisane jednostki to trzeci: miejsca już kupione i leżące bezczynnie w dzierżawie, podczas gdy ktoś właśnie ma dokupić kolejne. Zwykle są ich setki.
Co dostajesz
Jeden wiersz per SKU, z użyciem obok przypisania.
Ekran Licencje zamienia listę licencji w listę do odzysku - te same kolumny, które admin buduje ręcznie przed każdym odnowieniem, utrzymane na żywo.
Matematyka jednostek per SKU
Kupione, przypisane i dostępne jednostki obok siebie dla każdego planu subskrypcji. Posortuj po dostępnych jednostkach i lista oszczędności sortuje się sama.
Goście z płatnymi miejscami
Użytkownicy zewnętrzni są wyodrębnieni w każdym wierszu SKU, więc "dlaczego 14 gości trzyma E3?" to filtr, a nie odkrycie.
Uśpieni posiadacze
Posiadacze licencji skrzyżowani z historią logowań i aktywności z ekranu Użytkownicy. Konto z płatnym miejscem i bez logowania od 90 dni albo roku jest jedno kliknięcie dalej.
Status subskrypcji
Aktywna, z ostrzeżeniem lub zawieszona per subskrypcja, czytana obok wykorzystania - żeby rozmowa o odnowieniu zaczynała się od realnych liczb, nie od propozycji dostawcy.
Licencje użytkownika vs urządzenia
Kolumna "dotyczy" trzyma osobno SKU użytkowników i SKU urządzeń, co ma znaczenie w chwili, gdy w dzierżawie pojawia się jakikolwiek plan per urządzenie.
Odzysk jako automatyzacja
Zaznacz licencje albo uśpionych posiadaczy i przygotuj odzysk. Propozycje czekają w 72-godzinnym oknie przeglądu, a każdy wykonany odzysk ląduje w Akcjach z tym, kto go zatwierdził.
Jak głęboko to sięga
Dziesięciominutowe przygotowanie do odnowienia.
Jedno przejście, które konsekwentnie zwraca się jeszcze przed spotkaniem.
Otwórz Licencje i posortuj po dostępnych jednostkach malejąco. To miejsca już kupione i leżące bezczynnie - w większości dzierżaw liczba jest większa, niż ktokolwiek w sali się spodziewa, często idzie w setki. Potem przeczytaj kolumnę użytkowników zewnętrznych każdego SKU: tam pokazuje się przypadkowe licencjonowanie gości.
Trzeci ruch to ten, który zmienia liczbę: skrzyżuj posiadaczy z uśpieniem. Otwórz Użytkowników, przefiltruj do braku logowania od roku z przypisaną licencją, a lista to zwykle 10-30% płatnych miejsc. Każde z tych kont to jednocześnie linia kosztów i niepilnowany login - płatne miejsce, które przez swoje grupy wciąż sięga do tysięcy plików.
Zrób to, a odnowienie zaczyna się od zmierzonego wykorzystania per SKU, a nie od propozycji. To zupełnie inna negocjacja, a przygotowanie zajmuje około dziesięciu minut.
W praktyce
Od rocznego rozliczenia do procesu, który biegnie sam.
Odzysk warto zautomatyzować, bo dryf nigdy się nie zatrzymuje.
- 01
Zmierz lukę
Kupione wobec przypisanych wobec naprawdę używanych, per SKU. Odległość między drugą a trzecią liczbą to część do odzyskania - i zwykle wystarcza, żeby zmienić ofertę odnowienia.
- 02
Ogarnij gości
Przefiltruj do zewnętrznych posiadaczy płatnych SKU. Prawie zawsze przypadkowi, prawie zawsze bezpieczni do odzysku po krótkim potwierdzeniu z właścicielem miejsca.
- 03
Zwiąż to z offboardingiem
Wstaw odzysk do tej samej automatyzacji, która wyłącza odchodzącego, odbiera mu linki i usuwa jego gości - żeby przestał zależeć od tego, czy ktoś pamięta.
- 04
Pozwól temu działać z oknem przeglądu
Włącz sugestię "odzyskaj licencje z uśpionych kont". Najpierw pokazuje żywą liczbę dopasowań; włączona, przygotowuje jedną propozycję na konto z 72 godzinami na sprzeciw, zanim cokolwiek się ruszy.
Poza przypisaniem
Złączenia, które stoją za listą do odzyskania.
Przypisanie to punkt wyjścia. Wszystko poniżej to złączenie na jego bazie, zrobione za Ciebie i utrzymywane na żywo.
- Posiadacze licencji skrzyżowani z ostatnim logowaniem i realną aktywnością, nie tylko z datą przypisania
- Goście i tożsamości zewnętrzne z płatnymi miejscami, policzone w każdym wierszu SKU
- Dostępne jednostki uszeregowane malejąco - miejsca, które już kupiłeś i zaraz kupisz znowu
- Status subskrypcji obok wykorzystania zamiast w osobnym widoku
- Uśpione konta z licencją pokazane jednocześnie jako koszt i niepilnowany login z zasięgiem
- Licencje urządzeń trzymane osobno od licencji użytkowników
- Odzysk jako etapowana automatyzacja z 72-godzinnym oknem przeglądu zamiast ręcznego przeglądu
- Każdy odzysk zapisany w Akcjach z zatwierdzającym i znacznikiem czasu
Skala
Małe procenty dużej, powtarzalnej kwoty.
Marnotrawstwo licencji rzadko jest dramatyczne per miejsce. To 10-30% rachunku, który odnawia się co roku - dokładnie ten rodzaj kosztu, który przeżywa latami, bo żadne pojedyncze miejsce nie jest warte niczyjego popołudnia. Czytane z tego samego żywego inwentarza co wszystko inne, bez dostępu do rozliczeń, na standardowych licencjach przez połączenie tylko do odczytu.
- 3liczby per SKU - kupione, przypisane, dostępne
- 90 dni / 1 rokhoryzonty uśpienia używane przez filtry odzysku
- 72 hdomyślne okno przeglądu przed wykonaniem odzysku
Powiązane
Gdzie to pasuje.
Ustalenia licencyjne biorą się z aktywności użytkowników i kończą w automatyzacji. Ta strona leży między dwiema innymi, które robią większość roboty.
Przegląd dostępu użytkowników
Sygnał uśpienia, który w ogóle czyni miejsce odzyskiwalnym - i to, po co to konto wciąż sięga.
Zobacz użytkowników →Analityka aktywności
Nieużywani użytkownicy, aplikacje i agenci uszeregowani według tego, jak długo są bezczynni - 30-50 płatnych aplikacji bez użytkowników to normalny pierwszy wynik.
Zobacz aktywności →Automatyzacja naprawy
Gdzie odzysk naprawdę się dzieje, z oknem przeglądu przed nim.
Zobacz automatyzacje →
FAQ
Częste pytania.
Czy to łączy się z moimi rozliczeniami Microsoft?
Nie. Czyta dane subskrypcji i przypisań z Twojej dzierżawy przez połączenie tylko do odczytu - tam żyją liczby jednostek i statusy. Nie potrzebuje dostępu do rozliczeń, żeby powiedzieć, że czterysta kupionych miejsc jest nieprzypisanych.
Jak decydujecie, że miejsce nadaje się do odzysku?
Platforma nie decyduje - pokazuje złączenie. Licencja bez logowania od roku to kandydat; czy jest do odzysku, zależy od rzeczy, które wiesz tylko Ty, jak kontraktor wracający w marcu. Właśnie dlatego automatyzacja odzysku czeka w oknie przeglądu i może trafić do przełożonego konta.
Skąd goście z płatnymi licencjami?
Zwykle stąd, że grupa licencyjna miała szeroką regułę członkostwa albo ktoś przypisał licencję, żeby odblokować konkretną funkcję, i nigdy do tego nie wrócił. Żadne z tych nie jest złośliwe i oba łatwo przeoczyć - dlatego liczba zewnętrznych siedzi w wierszu SKU.
Czy odzysk może być automatyczny?
Tak, i to jedna z lepszych pierwszych automatyzacji do włączenia: wysoka wartość, mało kontrowersji, a 72-godzinny okres karencji oznacza, że każda propozycja jest widoczna przed wykonaniem. Dostęp do zapisu jest opcjonalny i osobny od zgody tylko do odczytu.
Czy pomaga konkretnie przy odnowieniach?
To najczęstsze zastosowanie. Wejście na odnowienie ze zmierzonym wykorzystaniem per SKU, łącznie z nieprzypisanymi jednostkami, za które już zapłaciłeś, i 10-30% miejsc na uśpionych kontach, zmienia pozycję wyjściową rozmowy.
Znajdź miejsca, za które płacisz, a nikt ich nie używa.
Podłącz w trybie tylko do odczytu, a matematyka jednostek i złączenie z uśpieniem są na ekranie tego samego dnia. Kolumna dostępnych jednostek to zwykle niespodzianka.
Albo odnów tyle samo miejsc co w zeszłym roku.