optymalizacja magazynu SharePoint Online
100 TB na witrynach SharePoint, o których nikt nie pamięta? Znajdź je teraz.
W typowej dzierżawie 30-50% magazynu SharePoint leży w witrynach bez aktywności od roku, a pojedyncze zapomniane witryny mają po kilka terabajtów - i wszystko to jest co miesiąc rozliczane za GB. 1Security szereguje każdą witrynę i OneDrive według rozmiaru, ciszy i ekspozycji, więc dokładnie wiesz, które terabajty można bezpiecznie odzyskać, i sprząta je z oknem przeglądu.
Problem
Rachunek za magazyn rośnie co miesiąc. Nikt nie wie, co można bezpiecznie usunąć.
Magazyn SharePoint idzie tylko w jedną stronę: projekty się kończą, zespoły rozwiązują, migracje zostawiają drugą kopię wszystkiego, odchodzący zachowują OneDrive, a witryny zostają. Każdy GB ponad pulę jest rozliczany, więc gdy faktura wreszcie zaboli, pytanie o porządki ląduje w IT - a usunięcie niewłaściwej witryny to błąd, który wszyscy pamiętają.
Liczby są konsekwentnie duże. Powszechne jest 30-50% całego magazynu w witrynach, których nikt nie otworzył od roku, kilka witryn po migracjach i archiwów po 2-10 TB każda oraz setki OneDrive osób, które dawno odeszły. W większych dzierżawach składa się to na dziesiątki lub setki terabajtów do odzyskania od jutra.
Lista posortowana po rozmiarze to miejsce, gdzie większość porządków się zaczyna i utyka. Sam rozmiar nie mówi, co jest bezpieczne: największa witryna może być archiwum finansów, a mała jedyną kopią czegoś, czego potrzebuje dział prawny. Bezpieczne porządki wymagają ostatniej aktywności, właścicieli, użytkowników zewnętrznych i plików wrażliwych tuż obok gigabajtów - i 1Security stawia je w jednej tabeli.
W praktyce
Porządki, które płacą za odnowienie.
Bezpieczne odzyskiwanie magazynu w 1Security, od początku do końca - bez skryptów, bez zgadywania.
- 01
Posortuj Witryny po magazynie, potem przefiltruj do ciszy
Otwórz Witryny, posortuj po magazynie malejąco, a potem przefiltruj do braku aktywności od roku i braku właścicieli. Magazyn jest pełnoprawną kolumną obok ostatniej aktywności, więc góra tej listy to budżet na porządki, którego nikt nie śledził - zwykle kilkadziesiąt witryn niosących dużą część całej dzierżawy.
- 02
Przeczytaj kolumny ryzyka, zanim zarchiwizujesz
Te same wiersze pokazują wciąż podpiętych użytkowników zewnętrznych, linki "dla każdego" i liczbę danych wrażliwych. Witryna archiwum na 4 TB bez aktywności od 2024 roku i z 12 użytkownikami zewnętrznymi to poprawka bezpieczeństwa i kosztu w jednym przejściu - a witryny, które wciąż mają znaczenie, wyraźnie nie są na liście.
- 03
Zaplanuj porządki z oknem przeglądu
Włącz sugerowaną automatyzację - archiwizuj ciche witryny, odbierz im dostęp zewnętrzny, odzyskaj uśpione OneDrive - a 1Security przygotuje propozycję dla każdej witryny. Domyślnie 72 godziny na przegląd, właściciele witryn mogą zostać poproszeni o potwierdzenie, a odrzucona propozycja jest odkładana. Nic nie znika po cichu.
- 04
Odzyskaj OneDrive i licencje w tym samym przejściu
Otwórz Użytkowników, przefiltruj do braku logowania od 90 dni z przypisaną licencją: uśpione konta wciąż trzymające magazyn OneDrive i płatne miejsca. Odzyskany magazyn i zwrócone licencje lądują w jednym dzienniku Akcji, więc rozmowa o odnowieniu zaczyna się od "zwolniliśmy 40 TB i 150 miejsc", a nie od szacunku.
Co za tym stoi
Dane, które znajdują ryzyko, znajdują też marnotrawstwo.
Optymalizacja magazynu to pytanie o cykl życia. Działa na tej samej inwentaryzacji witryn, żywych licznikach i etapowanych automatyzacjach, o których możesz przeczytać szczegółowo.
Governance SharePoint
Każda witryna uszeregowana według ekspozycji i porzucenia, z magazynem w GB, ostatnią aktywnością i własnością jako pełnoprawnymi kolumnami.
Poznaj governance SharePoint →Inwentaryzacja Microsoft 365
Żywa inwentaryzacja każdej witryny, witryny kanału i OneDrive - razem z duplikatami i pozostałościami po migracjach, o których oficjalna lista zapomniała.
Poznaj inwentaryzację →Cykl życia i odzyskiwanie licencji
Uśpione konta, ich OneDrive i bezczynne płatne miejsca posprzątane w jednym przeglądanym przepływie.
Poznaj cykl życia →
FAQ
Częste pytania.
Ile magazynu zwykle odzyskują dzierżawy?
Wystarczająco, żeby zmienić odnowienie. Powszechne jest 30-50% magazynu w witrynach bez aktywności od roku oraz pojedyncze witryny po migracjach lub archiwa po kilka terabajtów każda. Twoja własna lista - witryny posortowane po rozmiarze z ostatnią aktywnością obok - jest na ekranie tego samego dnia, w którym się podłączysz.
Jak uniknąć usunięcia czegoś ważnego?
Porządki są etapowane, nie natychmiastowe. Automatyzacje proponują akcję per witryna z 72-godzinnym oknem przeglądu (konfigurowalnym aż do wyłącznie ręcznego zatwierdzania), właściciele witryn mogą zostać włączeni w przegląd, a odrzucenie odkłada propozycję. Każda wykonana akcja jest zapisana razem z tym, kto ją zatwierdził i kiedy.
Czy to wymaga specjalnych licencji Microsoft?
Nie. Odkrywanie witryn oraz kolumny magazynu, aktywności i ekspozycji działają ze standardowej licencji - minimum to Microsoft 365 Business Basic. Akcje zapisu to osobna, opcjonalna zgoda.
Czy da się udowodnić, co dały porządki?
Tak. Dziennik Akcji zapisuje każdą zmianę z przejściem do konkretnych witryn, a Trendy śledzą liczbę witryn, magazyn i wykorzystanie licencji w czasie - więc "przed i po" to wykres, nie szacunek.
Zobacz, które terabajty można bezpiecznie odzyskać.
Podłącz tylko do odczytu i jeszcze tego samego dnia dostań każdą witrynę uszeregowaną według rozmiaru, ciszy i ekspozycji. Potem zaplanuj porządki z oknem przeglądu - pierwsze przejście zwykle zwraca się samo.
Albo znów zatwierdź fakturę za magazyn bez czytania.